Rundskriv om nye blanketter for dødsmeldinger og dødsfallsprotokoller samt endring av forsendelsesrutinene ved dødsmeldinger.

DatoFOR-1984-12-10-3584
DepartementJustis- og beredskapsdepartementet
PublisertRundskriv G-1984-189
Ikrafttredelse01.01.1985
Sist endret
Endrer
Gjelder forNorge
HjemmelLOV-1930-02-21-§12a, LOV-1970-01-16-1-§15.
Kunngjort
Rettet
KorttittelRundskriv om blanketter for dødsmeldinger

I. Innledning.

Justisdepartementet har bestemt at skifterettene og lensmennene fra 1. januar 1985 skal anvende nye blankettsett ved melding om dødsfall og ved føring av dødsprotokoll. Dette er gjort for å unngå det merarbeid som føring på flere blankettsett medfører. Dødsmeldingene og dødsfallsprotokollene er forsøkt samordnet i best mulig utstrekning, slik at man kun skal benytte ett blankettsett for dødsfall i bopelsdistrikt (GA-5211) og ett sett for dødsfall utenfor bopelsdistrikt (GA-5212). Blankettene for legeerklæring om dødsfall og dødsmelding fra lensmannen til offentlig lege (blanketter nr. 1 og 2, fastsatt av Sosialdepartementet) skal benyttes som tidligere.

Ordningen med føring av dødsfallsprotokoller er ikke endret i forbindelse med endring av blankettene. Skifterettene skal således føre protokoll over alle døde som har hatt bopel i rettskretsen, slik at det føres særskilte protokoller for de enkelte distrikter (byområder/lensmannsdistrikter). Lensmannen skal føre protokoll over alle døde som har hatt bopel i vedkommende lensmannsdistrikt. Dessuten skal skifteretten/lensmannen fortsatt føre særskilt protokoll over meldte dødsfall utenfor bopelsdistriktet.

Blankettene er ferdig hullet for innsetting i vanlige ringpermer for format A-4 med 4 huller (avstand 80 mm - 80 mm - 80 mm). De enkelte skifteretter og lensmenn må selv anskaffe de nødvendige ringpermer. Det er forutsatt at det på de forskjellige permers rygger blir påført hva protokollen gjelder. En peker på at for skifteretter som omfatter flere lensmannsdistrikter, vil det kunne være hensiktsmessig å anvende plastpermer av ulik farge for de forskjellige distrikter.

Om de nærmere bestemmelser som skal gjelde for føringen av dødsfallprotokollene, vises til avsnitt III, pkt. 6 nedenfor.

II. Forholdet til eldre rundskriv.

Nærværende rundskriv avløser Justisdepartementets rundskriv 5. desember 1972 med senere endringer om dødsfallsprotokoller og melding om dødsfall. Deler av nærværende rundskriv innebærer imidlertid kun små eller ingen endringer i forhold til dette. Dette gjelder særlig III, punktene 1, 2, 5, 6 og 7. En har imidlertid funnet det formålstjenlig å ha reglene om dødsmeldinger og dødsfallsprotokoller samlet. Rundskriv 20. januar 1978 (Melding om utenlandske borgeres dødsfall i Norge) og rundskriv 2. oktober 1978 (Opphør av melding til krigskomissariatene om vernepliktiges dødsfall) er opphevet.

De vesentligste endringer i forhold til den tidligere ordning er at selve blankettsettene er endret. Som tidligere nevnt er det kun to blankettsett som skal anvendes, ett for dødsfall i bopelsdistrikt (GA-5211) og ett for dødsfall utenfor bopelsdistrikt (GA-5212). Videre er det innført en ny blankett som tidligere ikke har vært benyttet, nemlig melding til trygdekontor. Innholdet av blanketten er også noe forenklet. Forsendelsesrutinen ved melding om dødsfall utenfor bopelsdistrikt er noe endret, idet skifteretten/lensmannen på dødsstedet heretter skal sende meldinger til lensmannen på bopelsstedet (hvis avdøde var bosatt i lensmannsdistrikt), og det er ikke som tidligere nødvendig å innhente skifterettens samtykke i slike tilfeller.

III. Meldinger om dødsfall.

Etter skiftelovens § 12 a skal den dødes nærmeste slektninger, ektefellen eller andre som har vært til stede, straks gi melding om dødsfallet, i lensmannsdistrikt til lensmannen og ellers til skifteretten. Slektning eller ektefelle som melder dødsfallet, skal på forlangende opplyse det han vet om formuesforholdene til den døde samt om andre forhold av betydning for skiftet. I medhold av § 12 a, tredje ledd, har Justisdepartementet bestemt følgende:

1. Hvor dødsfallet skal meldes.

Dødsfall skal meldes til skifteretten/lensmannen på dødsstedet. Dette gjelder også om avdøde ikke var bosatt i det distrikt hvor dødsfallet fant sted. Om de særlige regler som gjelder for dødsfall utenfor bopelsdistriktet, vises det til det som er sagt nedenfor under pkt. 4.

2. Hvem skal gi melding om dødsfallet.

Melding om dødsfall fra ektefelle, slektninger eller andre som har vært til stede ved dødsfallet, skal skje personlig overfor vedkommende skifterett eller lensmann, med mindre Justisdepartementet har gitt samtykke til en annen ordning. Hvor avstander og kommunikasjonsforhold gjør det praktisk meget vanskelig for vedkommende som skal melde dødsfallet å komme selv, vil det etter omstendighetene kunne godtas en anmeldelse på annen måte enn ved personlig frammøte, men det er forutsetningen at det vises stor forsiktighet fra lensmennenes og skifterettenes side med å godta slike meldinger.

Departementet er kjent med at dødsfall i en del tettsteder blir meldt til skifteretten/lensmannen gjennom begravelsesbyråer uten at spørsmålet har vært forelagt departementet. En er klar over at dette kan være hensiktsmessig, men at det beror på omstendighetene om en slik ordning vil være betryggende med hensyn til de opplysninger m.v. som skal gis ved meldingen.

Begravelsesbyråer har adgang til å gi skifterettens/lensmannen en foreløpig melding om dødsfallet når følgende iakttas:

Byråets representant må møte personlig hos skifterett/lensmann for i forbindelse med utfylt blankett, jfr. nedenfor, å gi de nødvendige opplysninger samt levere skriftlig fullmakt til å melde dødsfallet fra de/den pårørende. Departementet har bestemt at melding om dødsfall gjennom begravelsesbyrå bare vil kunne skje ved bruk av skjemaer som departementet har godkjent. De skifteretter/lensmenn som ønsker å benytte brgravelsesbyrå ved melding om dødsfall, må derfor sende henvendelse om dette til Justisdepartementet, Rettshjelpskontoret.

Dersom departementet ikke allerede som svar på rundskriv av 30. oktober 1972 er gjort kjent med rutinen for melding om dødsfall i vedkommende distrikt, bes det redegjort for denne i søknaden. Eventueller skjemaer som er i bruk, bes lagt ved.

3. Dødsfallet skjer i bopelsdistrikt.

Lensmannen/skifteretten fyller i dag ut to blankettsett, GA-5205, hvor dødsmelding gis til sokneprest og til folkeregisteret og lensmannens/skifterettens dødsfallsprotokoll (GA-5208/5209) som fylles ut med til dels de samme opplysninger.

Etter den nye ordningen vil det nå være tilstrekkelig at lensmannen/skifteretten fyller ut ett blankettsett (GA-5211 «Dødsfall i bopelsdistrikt»). Den lensmann/skifterett som får melding om dødsfallet (skiftelovens § 12 a), fyller ut blanketten. Dødsmeldingene (de tre øverste blanketter i settet) rives av og sendes henholdsvis sokneprest, folkeregister og trygdekontor. Dersom avdøde var bosatt utenom lensmannsdistrikt rives blankett nr. 4 - lensmannens dødsfallsprotokoll - av og makuleres. Deretter fylles skifterettens dødsfallsprotokoll endelig ut og arkivering skjer på samme måte som i dag. Var avdøde bosatt i lensmannsdistrikt og skifteretten har mottatt melding om dødsfall, sender skifteretten resten av blankettsettet til lensmannen. Denne fyller ut lensmannens dødsfallsprotokoll, river av og beholder sitt eksemplar. Resten av blankettsettet som nå inneholder skifterettens dødsfallsprotokoll med gjenpart sendes tilbake til skifteretten. Var avdøde bosatt i lensmannsdistrikt, og lensmann har mottatt melding om dødsfall, sender lensmannen resten av blankettsettet til skifteretten, dvs. skifterettens dødsfallsprotokoll med gjenpart.

4. Dødsfallet skjer utenfor bopelsdistrikt.

Slik ordningen er i dag sender lensmann/skifterett som mottar melding om dødsfallet blankettsettet GA-5202 til skifteretten i bopelsdistriktet. Skifteretten beholder ett skjema i blankettsettet og sender resten til lensmannen på bopelsstedet (hvis lensmannsdistrikt).

Denne forsendelsesrutinen endres nå slik at meldingen sendes direkte til lensmannen på bopelsstedet (dersom avdøde var bosatt i lensmannsdistrikt). Dersom avdøde var bosatt utenom lensmannsdistrikt, sendes meldingen til skifteretten (som nå). En vil derved spare skifteretten i bopelsdistriktet for merarbeid med å sende blankettsettet til vedkommende lensmann i bopelsdistriktet.

Etter den nye ordning fyller lensmann/skifterett på dødsstedet ut blankettsettet GA-5212. Dødsmeldingene (de tre øverste blankettene i settet) rives av og sendes henholdsvis soknepresten, folkeregisteret og trygdekontoret. Lensmannen/skifteretten på dødsstedet beholder selv skjema nr. 4, Melding om dødsfall utenfor bopelsdistrikt, og dette skjema settes på vanlig måte inn i egen protokoll. Dersom avdøde var bosatt i lensmannsdistrikt, sender lensmannen/skifteretten på dødsstedet resten av blankettsettet direkte til lensmannen på bopelsstedet, og det er ikke som tidligere nødvendig å innhente skifterettens samtykke. Lensmannen på bopelsstedet fyller ut lensmannens dødsfallsprotokoll, river av og beholder sitt eksemplar. Resten av blankettsettet som nå inneholder skifterettens dødsfallsprotokoll med gjenpart, sendes deretter skifteretten.

5. Melding til begravelsesmyndighet, folkeregister og trygdekontor.

Straks dødsfallet er meldt, skal skifteretten/lensmannen på dødsstedet fylle ut dødsmelding til begravelsesmyndighet, folkeregister og trygdekontor.

Meldingen til begravelsesmyndigheten skal, i samsvar med § 38 i lov 3. august 1897 om kirker og kirkegårder sendes soknepresten på det sted som avdøde skal begraves eller kremeres, dersom avdøde var medlem av statskirken. Tilhørte avdøde et registert trossamfunn, sendes meldingen til menighetens prest eller forstander. Hvis avdøde var medlem av et ikke registrert trossamfunn eller ikke tilhørte noe trossamfunn, sendes meldingen til øvrigheten. Øvrigheten vil i denne sammenheng si lensmannen i landdistriktene, og i byene som oftest politimesteren, men i en del tilfeller byfogd eller sorenskriver. Se for byenes vedkommende kgl.res. 22. juni 1922 (Lovtidend annen avdeling 1922 side 233) hvorved det ble bestemt hvem som skulle overta de tidligere magistratforretninger i de forskjellige byer, jfr. lov 9. mars 1917 om opphevelse av magistratembetene m.v. § 2.

For at det ikke skal oppstå vanskeligheter med hensyn til begravelsen eller kremasjonen, jfr. § 38 i lov 3. august 1897 om kirker og kirkegårder og § 4 i lov 3. mai 1913 om likbrenning er det påkrevd at meldingen til begravelsesmyndigheten blir sendt omgående idet en nøye påser at foran nevnte regler blir fulgt.

En peker på at skifteretten eller lensmannen i den situasjon som er omhandlet i § 3 i nevnte lov om likbrenning, kan treffe avgjørelse om gjennomføring av kremasjon.

Meldingen til folkeregister og trygdekontor sendes direkte og omgående fra vedkommende skifterett eller lensmann på dødsstedet til folkeregistret og trygdekontoret i avdødes bostedskommune. Det vises til merknad på blankettsettet om hva som skal regnes som bosted i denne forbindelse. Er det uklart hvor avdøde var bosatt, eller var han/hun ikke fast bosatt her i landet, skal meldingen sendes til folkeregistret og trygdekontoret på dødsstedet.

Skifteretten og lensmennene skal også sende melding til folkeregisteret og trygdekontoret når melding om dødsfall blant norske statsborgere i utlandet eller om bord på norske skip i utenriksfart innløper gjennom Utenriksdepartementet eller Handelsdepartementet (Direktoratet for sjømenn). Det samme gjelder når skifteretten har avsagt kjennelse for at en forsvunnet person skal anses død, jfr. lov 23. mars 1961 om forsvunne personer m.v. § 1.

6. Føring av dødsfallsprotokoll.

Blankett til bruk for dødsfallsprotokollene finnes i begge blankettsettene og protokoll skal føres av både lensmann og skifteretten på bopelsstedet når avdøde var bosatt i lensmannsdistrikt. Var avdøde bosatt utenfor lensmannsdistrikt, er det kun skifteretten i bopelsdistriktet som fører dødsfallsprotokoll.

Dødsfallsprotokollen (blankettene) skal nummereres årlig fortløpende i den rekkefølge de enkelte dødsfall blir meldt til skifteretten. Dersom rettskretsen også omfatter lensmannsdistrikter, foretar de enkelte lensmenn nummereringen for de dødsfall som gjelder bosatte i vedkommende lensmannsdistrikt. Dødsfallsprotokollen (originalen) settes ferdig utfylt i nummerrekkefølge i amleperm som betegnes «dødsfallsprotokoll for NN skifterett». Det skal benyttes særskilte samlepermer for de enkelte byområder/lensmannsdistrikter.

Vedrørende utfyllingen av de enkelte blanketter vises til den rettledning som er påtrykt blankettsidene. Det er viktig at det blir gitt så fullstendige opplysninger som mulig. Hvis den som har meldt dødsfallet ikke har kunnet gi tilstrekkelige opplysninger, må skifteretten sørge for å innhente supplerende opplysninger. Det er særlig viktig at det gis nøyaktige opplysninger om hvem som er loddeier i boet.

Gjenparten av dødsfallsprotokollen forutsettes oppbevart sammen med de øvrige papirer vedrørende de enkelte dødsfall (begjæring om uskifte, gjeldsovertagelseserklæring o.l.). Papirene skal oppbevares samlet for hvert enkelt dødsfall. De kan enten legges ordnet etter bopelsdistrikt og dødsfallsnummer i mapper/samlekassetter med et vanlig dobbelt A4-ark som omslag for hvert enkelt dødsfall, eller ordnes på tilsvarende måte ved innsetting i vanlige ringpermer (brevordnere). I så fall plasseres gjenparten av dødsfallsprotokollen først blant papirene for hvert enkelt dødsfall.

Skifteretten må nøye påse at dødsfallsprotokollene inneholder meldingene om samtlige dødsfall, og at det ikke fjernes noe blad fra protokollene. Blir det behov for utskrifter av protokollene, kan det gjøres ved å kopiere gjenpartene.

Når dødsfallet er ferdigbehandlet fra skifterettens side, krysses av i dødsfallsprotokollen og på gjenparten hva dødsfallsbehandlingen har resultert i. Dette og utkryssingen til slutt gjøres for hånd. For øvrig skal skrivemaskin benyttes ved utfyllingen av protokollene.

Når skifteretten mottar melding om dødsfall, bør den samtidig sørge for at de blanketter til bruk for den gjenlevende ektefelle og/eller arvinger som kan være aktuelle i det enkelte tilfelle, blir utlevert, eventuelt sendt gjenlevende ektefelle eller en av arvingene. Hvis avdøde etterlot seg gjenlevende ektefelle, bør også GA-5409 (orientering til gjenlevende ektefelle og arvinger) utleveres.

Det er som nevnt kun skifteretten/lensmannen på bopelstedet som fører dødsfallsprotokoll. Dersom dødsfallet er skjedd utenfor bopelsdistriktet, beholder skifteretten/lensmannen på dødsstedet blankett nr. 4 i blankettsettet merket «dødsfall utenfor bopelsdistriktet». Den videre forsendelsesrutine vil fremgå av det som er sagt under punkt 4.

7. Dødsmelding til den offentlige lege.

Legeerklæring om dødsfall som blir forevist skifteretten/lensmannen på dødsstedet, skal av skifteretten/lensmannen på dødsstedet videresendes direkte til den offentlige lege på dødsstedet dersom avdøde skal begraves. Ved kremasjon eller hvis avdøde skal føres ut av riket, sender skifteretten/lensmannen legeerklæring til politiet på dødsstedet, som etter å ha avgitt uttalelse straks sender erklæringen direkte til den offentlige lege på dødsstedet. I de tilfeller hvor det ikke foreligger legeerklæring om dødsfall, skal lensmannen samtidig med meldingen til begravelsesmyndigheten sende melding om dødsfallet direkte til den offentlige lege på dødsstedet. Det vises for øvrig til rundskriv 1. desember 1938 (inntatt i Norsk Lovtidend II avd. fra Sosialdepartementet) og til de fastsatte skjemaer for disse meldinger. Meldinger må ekspederes straks dødsfallet er meldt.

8. Melding om utlendingers dødsfall i Norge.
a. I alminnelighet.

For utlendingers dødsfall i Norge gjelder følgende særlige forskrifter i tillegg til de alminnelige regler om melding om dødsfall som er nevnt foran.

Melding om fremmed statsborgers død her i landet skal sendes fra skifteretten på dødsstedet direkte til Utenriksdepartementet. Meldingen skal sendes så snart som mulig.

I lensmannsdistrikter sender lensmannen særskilt melding til skifteretten på dødsstedet om det anmeldte dødsfall med de nødvendige opplysninger og vedlegg umiddelbart etter at dødsfallet er meldt, slik at skifteretten kan innberette dødsfallet til Utenriksdepartementet.

Dersom vedkommende fremmede statsborger var bosatt her i landet, kan meldingen gis ved at skifteretten/lensmannen tar en kopi av dødsfallsprotokollen eller av melding om dødsfall utenfor bopelsdistrikt (blankett nr. 4 i blankettsettet GA-5212. Var avdøde bosatt i utlandet, benyttes i alle tilfelle kopi (avskrift) av blankett nr. 4 i GA-5212, og originalblanketten settes deretter inn i samleperm på vanlig måte.

I tillegg til de opplysninger som skal gis i den trykte dødsmelding, må skifteretten/lensmannen oppgi avdødes statsborgerskap og navn og adresse til eventuelle nærstående pårørende dersom arvingenes navn og adresse ikke er kjent. Det er forutsetningen at innhenting av opplysninger som her nevnt, ikke i vesentlig grad forsinker meldingen av dødsfallet til Utenriksdepartementet.

Såfremt avdødes pass, eventuelt statsborgerbrev, finnes blant hans etterlatenskaper, skal dette legges ved meldingen til Utenriksdepartementet.

Meldingen til Utenriksdepartementet må dessuten vedlegges attestasjon for dødsfallet på den vanlige måte som er bestemt i Sosialdepartementets rundskriv nr. 65/51 H. 1. av 10. desember 1951. Fra dette rundskriv gjengis:

«I tilfelle det foreligger legeerklæring om dødsfallet, (jfr. rundskriv fra Sosialdepartementet 1. desember 1938 og rundskriv (veiledning) fra helsedirektøren av 15. oktober 1950 til landets leger) anmoder skifteretten om å ta avskrift av erklæringen og sende avskriften med skifterettens vanlige melding til........

Den originale erklæring behandles av skifteretten på vanlig måte.

I tilfelle det ikke foreligger legeerklæring om dødsfallet og dødsmeldingen til den offentlige lege er utstedt av lensmannen, (jfr. Sosialdepartementets rundskriv av 1. desember 1938), skal den offentlige lege ta en avskrift av lensmannens melding på skjema bestemt for legeerklæring om dødsfall og samtidig gi opplysning om dødsårsaken. Opplysningene skal gis overensstemmende med foran nevnte rundskriv (veiledning) fra helsedirektøren av 15. oktober 1950, jfr. rundskriv av 2. oktober 1951. Erklæringen om dødsfallet sendes til skifteretten som oversender den til ...... sammen med skifterettens vanlige melding til ..... ...»

En peker på at avskriften (eller kopien) av «Legeerklæring om dødsfall» (skjema 1) også må gjengi bekreftelsen av at erklæringen er forevist skifteretten eller lensmannen, jfr. rubrikken nederst til venstre på skjemaet. Når dødsfallet skjedde i lensmannsdistrikt, tas den nødvendige avskrift (kopi) av «Legeerklæring om dødsfall» (skjema 1) av lensmannen før erklæringen sendes den offentlige lege.

Avskriften (kopien) vedlegges underretningen til skifteretten.

En gjør for øvrig oppmerksom på at Utenriksdepartementet i brev til Justisdepartementet bl.a har skrevet følgende:

«Mange av de utlendinger som dør i Norge er amerikanske statsborgere født i Norge. I disse tilfeller er det naturlig nok vanskelig for skifterettene å se at avdøde ikke er norsk statsborger og melding blir derfor ikke sendt til Den amerikanske ambassade eller Utenriksdepartementet. Departementet får i slike tilfeller regelmessig anmodninger fra ambassaden om å få oversendt legeerklæring om dødsfall med dødsårsaken angitt på latin. Det er ikke alltid den er det.

Hvis det kgl. departementet finner å ville minne om rundskrivet av 1972, burde det nevnes at dødsårsaken så vidt mulig bør gis på latin».

Departementet ber om at men ved behandling av melding om utenlandske statsborgeres dødsfall i Norge er oppmerksom på de ovennevnte spørsmål og nøye følger de gitte bestemmelser.

b. Melding om amerikansk statsborgers død.

I vennskaps-, handels-, og konsulartraktat av 5. juli 1928 mellom Norge og USA er i artikkel XXIII inntatt følgende bestemmelse:

«Når en borger av en av de Høye Kontraherende Parter dør i et annet land uten at der i det land hvor dødsfallet har funnet sted finnes kjente arvinger eller av avdøde innsatte testamentseksekutorer, skal vedkommende stedlige myndigheter straks underrette den nærmeste konsulære tjenestemann for det land, hvis borger avdøde var, om hans død, for at fornøden underretning kan bli sendt til de interesserte parter.»

Amerikas Forente Stater har for tiden ikke noe konsulat utenfor Oslo og alle dødsmeldinger som gjelder amerikanske statsborgere må derfor sendes USAs ambassade, Konsulatavdelingen, Drammensvn. 18, 0255 Oslo 2. Ambassaden kan tilskrives på norsk. Kopi av slike dødsmeldinger for amerikanske statsborgere (med vedlagt kopi av «Legeerklæring om dødsfall» eller «Dødsmelding fra lensmannen til den offentlige lege») bør imidlertid sendes Utenriksdepartementet til orientering.

c. Melding om dødsfall her i landet vedrørende statsløse og norske borgere bosatt i utlandet.

Når en statsløs eller norsk statsborger bosatt i utlandet dør her i landet, bør skifteretten/lensmannen gi melding til Utenriksdepartementet på tilsvarende måte som for fremmede statsborgere dersom det er grunn til å tro at skiftet etter vedkommende ikke hører under norsk skifteretts kompetanse. Lensmannen lar i disse tilfellene meldingen gå gjennom skifteretten på dødsstedet.

IV.

Som vedlegg til dette rundskriv følger en del eksemplarer av de to blankettsettene GA-5211 og GA-5212. Blankettene kan rekvireres fra Statens trykksakekspedisjon.

Dette rundskriv sendes til fylkesmennene, skifterettene og lensmennene m.fl.