Administrasjonsinstruks for pensjonsordningen for apotekvirksomhet

DatoFOR-2012-11-22-1102
DepartementArbeids- og sosialdepartementet
PublisertI 2012 hefte 13
Ikrafttredelse01.01.2013
Sist endret
Endrer
Gjelder forNorge
HjemmelLOV-1953-06-26-11
Kunngjort30.11.2012   kl. 14.10
KorttittelAdm. instruks, pensjonsordningen for apotekvirksomhet

Kapitteloversikt:

Hjemmel: Fastsatt av Arbeidsdepartementet 5. november 2012 med hjemmel i lov 26. juni 1953 nr. 11 om pensjonsordning for apotekvirksomhet mv.

1 Om administrasjonsinstruksen

Administrasjonsinstruksen er fastsatt av Arbeidsdepartementet (AD) den 22. november 2012 i medhold av lov 26. juni 1953 nr. 11 om pensjonsordning for apotekvirksomhet mv. Instruksen gjelder fra og med 1. januar 2013 og erstatter fra samme tidspunkt administrasjonsinstruks fastsatt av Arbeidsdepartementet 26. januar 2011.1

Pensjonsordningen for apotekvirksomhet (POA) skal forvaltes som en pensjonskasse underlagt lov om forsikringsselskaper, pensjonsforetak og deres virksomhet mv. (forsikringsvirksomhetsloven) med tilhørende forskrifter og forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning. I tilfeller hvor det måtte være motstrid mellom det som følger av forsikringsvirksomhetsloven og lov om pensjonsordning for apotekvirksomhet, gjelder imidlertid de bestemmelser som følger av lov om pensjonsordning for apotekvirksomhet mv. Når det gjelder forsikringsvirksomhetslovens regler i kapittel 9 om inndeling av forvaltningskapitalen, skal kollektiv- og selskapsporteføljen i POA forvaltes felles, med en pro rata-fordeling av avkastning mellom de to porteføljene. Nøkkelen for fordeling mellom de to porteføljene oppdateres månedlig.

Videre er Norsk anbefaling til eierstyring og selskapsledelse, utgitt av Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse, benyttet som veiledende bestemmelser for styrets arbeid.

I det følgende redegjøres det for forhold som vektlegges spesielt i forbindelse med administrasjonen av POA. Der det er aktuelt, er det gjort henvisning til gjeldende bestemmelser i lov eller forskrift på ikrafttredelsestidspunktet for administrasjonsinstruksen.

Det som er behandlet i det følgende vedrørende styrets ansvar for at pensjonsordningens kapitalforvaltning er i samsvar med gjeldende lov eller forskrift, styrets vedtatte investeringsstrategi og etiske retningslinjer, gjelder også dersom kapitalforvaltningen utkontraheres, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 7-7 tredje ledd.

1Ikke kunngjort i Norsk Lovtidend (Lovdatas anm.).

2 Pensjonsordningens organer - ansvar og myndighet

2.1 Styre

Pensjonsordningen for apotekvirksomhet er opprettet ved lov 26. juni 1953 nr. 11. I henhold til loven skal pensjonsordningen ledes av et styre bestående av den administrerende direktør i Statens pensjonskasse (SPK), som er leder i styret, og fire andre medlemmer som med personlige varamenn oppnevnes av departementet for fire år om gangen etter innstilling fra medlemmenes arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner. Av de oppnevnte medlemmer skal to medlemmer representere apotekene, ett det farmasøytiske og ett det tekniske personalet.

Stedfortreder for administrerende direktør i SPK er vararepresentant for styrets leder.

2.1.1 Møteplan, innkalling, med mer

Styreleder skal én gang i året sette opp forslag til møteplan og hovedagenda for kommende styremøter for styreperioden. Det skal avholdes minimum to møter pr. halvår. Ellers skal styremøte holdes når minst to av styremedlemmene forlanger det.

Styret sammenkalles av styrets leder. Styremedlemmene innkalles skriftlig og med tilstrekkelig varsel, avhengig av styresakenes omfang og karakter. Innkallingen skal inneholde en dagsorden som angir hvilke saker som skal behandles. Eventuelle skriftlige underlag for styrets drøftelser og beslutninger skal, så vidt mulig, foreligge sammen med innkallelsen.

Styremedlemmer som er forhindret fra å delta på styremøtene, skal så snart som mulig varsle styrets leder som innkaller vararepresentanter. Melder styrets leder forfall, trer vararepresentant inn, jf. pkt. 2.1 over.

2.1.2 Saksforberedelse og dokumentasjon

Administrerende direktør i Statens pensjonskasse er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle. Saksdokumentene skal være styremedlemmene i hende i tilstrekkelig tid før styremøtene, med mindre særlige forhold foreligger. Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt administrasjonens forslag til vedtak.

2.1.3 Behandling i møte

Administrerende direktør i Statens pensjonskasse, eller den han/hun peker ut, skal stå for presentasjon av den enkelte styresak.

Styret kan treffe beslutning når minst tre av styremedlemmene er til stede i møtet, eller på annen måte deltar i styrebehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 7-6.

Styrebeslutning treffes ved flertallsvedtak blant de som deltar i behandlingen av saken. Ved stemmelikhet gjelder det som styrelederen har stemt for, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 7-6.

Styret oppnevner en styresekretær som fører protokoll fra møtene. Ved eventuell dissens skal det fremgå av protokollen hvilke styremedlemmer som har stemt imot en beslutning, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 7-6. Protokoll fra styremøter, vedlagt perioderegnskap, oversendes AD til orientering.

2.1.4 Styrebehandling uten møte

Saker som betryggende kan behandles uten møte, kan behandles på annen måte som styret finner forsvarlig, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 7-6. Saker av vesentlig betydning for pensjonsordningen kan ikke behandles utenfor møte, med mindre saklig grunn foreligger. Saker av vesentlig betydning vil blant annet kunne være betydelige investeringer og inngåelse av andre avtaler av stor betydning for pensjonsordningen, samt ansettelse og oppsigelse av sentrale ansatte i pensjonsordningen.

2.1.5 Saker som skal styrebehandles - styrets ansvar og myndighet

Styret er ansvarlig for at pensjonsordningen forvaltes forsvarlig. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av pensjonsordningen, og skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for pensjonsordningens virksomhet. Styret skal holde seg orientert om pensjonsordningens økonomiske stilling og plikter å påse at dens virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal iverksette de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og pensjonsordningens virksomhet for øvrig, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 7-6.

Styret beslutter disposisjoner som etter pensjonsordningens forhold er av vesentlig art eller av stor betydning, samt fører tilsyn med at pensjonsordningen ledes i overensstemmelse med vedtak fattet av styret og lovgivningen for øvrig. Styret skal:

-Fastlegge retningslinjer for arbeidsdeling, bemyndigelser og instrukser mellom styret og administrasjonen.
-Sørge for at det til enhver tid foreligger skriftlig fastsatte retningslinjer for forsvarlig kapitalforvaltning, og skal drøfte retningslinjene minst hvert år. Det skal utarbeides en redegjørelse for investeringsstrategien som omfatter metoder for måling og styring av investeringsrisiko og allokering av eiendeler sett i forhold til pensjonsforpliktelsenes art og varighet, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 7-7 fjerde ledd.
-Føre tilsyn med administrasjonens forvaltning av pensjonsordningens midler.
-Føre tilsyn med at administrasjonen sørger for tilfredsstillende organisering og bemanning av det arbeidet som utføres i administrering av pensjonsordningen, herunder kapitalforvaltning, regnskapsfunksjon, internkontroll, IT og budsjettering.
-Foreta oppfølging av budsjetter og lignende rapporteringer, herunder pensjonsordningens likviditet, vesentlige funksjoner, finansieringsforhold, investeringer og særlige risikoer.
-Treffe beslutning i saker som medfører økonomiske disposisjoner utover de fullmakter som er gitt til administrasjonen.
-Treffe beslutning i andre saker om økonomiske disposisjoner som for øvrig er vesentlige i forhold til selskapets virksomhet, eller som faller utenfor den strategi eller de forretningsplaner styret tidligere har godkjent.
-Gjennomgå pensjonsordningens perioderegnskaper i løpet av hvert regnskapsår og vurdere avvik fra budsjett, samt behov for budsjettkorreksjoner/korrektive tiltak, herunder vurdere pensjonsordningens bufferkapital.
-Vedta og underskrive pensjonsordningens årsregnskap og styrets årsberetning, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 7-6.

2.1.6 Habilitet

Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående, at medlemmet må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 5-3.

2.1.7 Styrets egenevaluering

Styret skal én gang årlig gjennomgå sin arbeidsform. Styrets egenevaluering av sin virksomhet og kompetanse bør inkludere en vurdering av styrets sammensetning og måten styret fungerer på både individuelt og som gruppe i forhold til de mål som er satt for arbeidet, jf. Norsk anbefaling til eierstyring og selskapsledelse.

2.2 Daglig leder

Pensjonsordningen administreres gjennom Statens pensjonskasse, jf. lov om pensjonsordning for apotekvirksomhet § 30 første ledd.

2.3 Revisjon og granskning

Pensjonsordning for apotekvirksomhet skal revideres av statsautorisert revisor, som utnevnes av styret, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 5-9.

3 Alminnelige krav til kapitalforvaltningen

3.1 Investeringsstrategi

POA skal ha en dokumentert investeringsstrategi. Strategien skal være vedtatt av styret, og styret skal minst en gang i året foreta en vurdering av strategien. Styrets vurdering skal være skriftlig og nedfelt i styreprotokollen. Dissens i styret skal protokollføres jf. § 2-1 i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning.

Investeringsstrategien skal omfatte POAs overordnede retningslinjer for forvaltningen av pensjonsordningens midler, herunder overordnede forhold knyttet til organisering og ansvarsforhold, styre- og ledelsesrapportering, samt uavhengig kontroll, jf. § 2-1 i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning.

3.2 Utøvelse og overvåkning

Det skal være en klar uavhengighet og arbeidsdeling mellom enheter og personell med utøvende funksjoner og enheter og personell med ansvar for overvåkningen, jf. § 2-1 i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning.

Dersom overvåkningsenheten avdekker brudd på investeringsstrategien eller øvrige etablerte retningslinjer, som for eksempel fullmaktsdokument og etiske retningslinjer, skal enheten uten unødig opphold rapportere dette til den instans som har vedtatt retningslinjene. Alvorlige brudd skal rapporteres umiddelbart, jf. § 2-2 i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning.

Den enhet som overvåker kapitalforvaltningen skal jevnlig rapportere til styret og ledelsen i pensjonsordningen om risiko, resultater og etterlevelse. Rapportene skal være skriftlige, jf. § 2-2. i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning.

3.3 Risikoanalyser

POA skal jevnlig, og minst ved utgangen av hvert kvartal, analysere hvordan uvanlige markedsforhold, herunder rente- og valutakursendringer, samt utslag av forsikrings- og kredittrisiko, vil påvirke pensjonsordningens bufferkapital. Analysene skal utføres med utgangspunkt i pensjonsordningens balanse på vurderingstidspunktet, jf. § 2-3 i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning, samt forskrift om rapportering av stresstester for forsikringsselskaper og pensjonsforetak.

Viser analysene at pensjonsordningen kan bli påført tap som innebærer at pensjonsordningen ikke lenger vil oppfylle soliditetskrav- og sikkerhetskrav fastsatt i denne instruks, skal POA vurdere å iverksette tiltak som reduserer risikoen, eller som øker bufferkapitalen, jf. § 2-3 i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning.

Bufferkapitalen defineres som den kapital som formelt og reelt kan brukes til å dekke de tap som kan oppstå ved kapitalforvaltningen, jf. § 1-2 i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning.

3.4 Regnskap og rapportering

Regnskapet skal utarbeides etter lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap mv. (regnskapsloven) og god regnskapsskikk, samt forskrift om årsregnskap m.m. for pensjonskasser. Styret skal hvert år innen 31. desember utarbeide et årsbudsjett som skal vise en realistisk og fullstendig oversikt over pensjonsordningens forventede inntekter, kostnader og likviditetsbehov.

3.5 Etiske kriterier

For direkte investeringer skal det ikke investeres i papirer som er utelukket i henhold til vedtak fattet av styret basert på etisk forsvarlige retningslinjer. De etiske retningslinjene skal ta utgangspunkt i retningslinjene for Folketrygdfondet (Statens pensjonsfond - innland).

For indirekte investeringer skal det arbeides for å investere i fond som minimum investerer etter et minstemål av etiske hensyn (såkalte SRI-kriterier - sosialt ansvarlige investeringer).

3.6 Derivater

Derivater kan bare anvendes i den utstrekning de bidrar til å effektivisere kapitalforvaltningen. Derivater som nevnt i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning § 3-1 første ledd nr. 18 kan bare anvendes når derivatets underliggende verdipapir er notert på regulert marked, eller når det foreligger en betydelig handel med betryggende kursfastsettelse på derivatet, jf. § 2-4 i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning.

Det skal angis i investeringsstrategien om derivater kan anvendes eller ikke. Kan derivater anvendes, skal investeringsstrategien konkret angi hvilke derivater som kan anvendes. Det skal videre klart fremgå hva formålet med derivatbruken er, herunder om derivatet skal anvendes for å redusere risikoen på andre eiendeler, og i tilfelle hvilke eiendeler dette er, eller om derivatene på annen måte brukes for å effektivisere kapitalforvaltningen, jf. § 2-4 i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning.

Investeringsstrategien skal klart anvise hvilke metoder som skal benyttes for å anslå risikoen ved bruk av derivatene, og hvilken risiko som aksepteres. De metoder som benyttes for å anslå risikoen ved derivatene, skal være objektive og kontrollerbare, jf. § 2-4 i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning.

Den enhet som utøver kapitalforvaltningen, og den enhet som overvåker utøvelsen, skal til enhver tid ha god kunnskap om de derivater som benyttes, og de metoder som anvendes for å vurdere risikoen ved derivatene, jf. § 2-4 i forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning.

4 Rammer for investeringer

Forskrift om livsforsikringsselskapers og pensjonsforetaks kapitalforvaltning § 3-1 skal til enhver tid være gjeldende for hvilke eiendeler som kan dekke de forsikringstekniske avsetninger.

4.1 Krav til kapitaldekning

Pensjonsordningen skal ha en kapitaldekning som til enhver tid tilfredsstiller kravene til kapitaldekning i de til enhver tid gjeldende forskrifter utgitt av Finansdepartementet, for tiden minst 8 prosent av pensjonsordningens aktiva og pensjonsordningens forpliktelser utenfor balansen, beregnet etter prinsipper for risikoveiing, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 7-9 og forskrift om minstekrav til kapitaldekning.

Krav til kapitaldekning skal beregnes i henhold til de til enhver tid gjeldende forskrifter utgitt av Finansdepartementet, jf. forskrift om minstekrav til kapitaldekning.

4.2 Krav til solvensmargin

Pensjonsordningen skal til enhver tid ha en kapital som er tilstrekkelig til å dekke solvensmarginen for pensjonsordningens samlede virksomhet, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 7-9. og forskrift om beregning av solvensmarginkrav og solvensmarginkapital for norske livsforsikringsselskaper.

Krav til solvensmargin skal beregnes i henhold til de til enhver tid gjeldende forskrifter utgitt av Finansdepartementet, jf. forsikringsvirksomhetsloven § 7-9 og forskrift om beregning av Solvensmarginkrav og solvensmarginkapital for norske livsforsikringsselskaper.