Instruks for fylkesmannens og Sysselmannen på Svalbards arbeid med samfunnssikkerhet, beredskap og krisehåndtering

DatoFOR-2015-06-19-703
DepartementJustis- og beredskapsdepartementet
PublisertI 2015 hefte 7
Ikrafttredelse19.06.2015
Sist endret
EndrerFOR-2008-04-18-388
Gjelder forNorge
Hjemmel
Kunngjort23.06.2015   kl. 15.50
KorttittelFylkesmannens samfunnssikkerhetsinstruks

Kapitteloversikt:

Hjemmel: Fastsatt ved kgl.res. 19. juni 2015. Fremmet av Justis- og beredskapsdepartementet.

I. Formål

Formålet med instruksen er å gi retningslinjer for fylkesmannens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, og for fylkesmannens samordning av krisehåndtering ved uønskede hendelser.

II. Anvendelse for Svalbard

Instruksen gjelder for Sysselmannen på Svalbard, men slik at

1.med kommune forstås Longyearbyen lokalstyre
2.med fylke og region forstås Svalbard
3.henvisningen til plan- og bygningsloven i kapittel V nr. 1 forstås som henvisning til svalbardmiljøloven kapittel IV
4.med fylkesberedskapsrådet forstås beredskapsrådet for Svalbard.

For øvrig gjelder instruksen så langt den passer og med de særlige tilpasningene som følger av kapittel VII og X.

III. Virkeområde

Instruksen gjelder for fylkesmannens samordning av arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap gjennom kunnskap og oversikt over risiko og sårbarhet, effektiv og målrettet forebygging, tilstrekkelig beredskap og krisehåndteringsevne, gjenopprettelse av funksjoner ved ødeleggelser, samt læring fra øvelser og hendelser.

Instruksen gjelder i hele krisespekteret fred, krise, væpnet konflikt og krig.

Instruksen endrer ikke andre samfunnssikkerhetsaktørers ansvar.

Instruksen endrer ikke gjeldende ansvar og organisering ved aksjoner ved akutt forurensning.

Instruksen endrer ikke gjeldende ansvar og organisering av redningstjenesten eller politiets generelle ansvar etter politiloven § 2 nr. 4 og § 27 tredje ledd.

IV. Fylkesmannens ansvar for å samordne, holde oversikt over og informere om arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i fylket 

Fylkesmannen skal

1.ha oversikt over risiko og sårbarhet ved å utarbeide en risiko- og sårbarhetsanalyse (fylkesROS) for fylket, i nært samarbeid med regionale aktører. Svikt i kritiske samfunnsfunksjoner og kunnskap fra kommunenes helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyser skal inngå i analysen. FylkesROS skal danne en felles plattform for å forebygge uønskede hendelser og styrke samordningen av det regionale arbeidet med samfunnssikkerhet, beredskap og krisehåndtering;
2.med utgangspunkt i fylkesROS utarbeide en oppfølgingsplan med ansvarsavklaringer. Oppfølgingsplanen skal være fireårig og oppdateres årlig. Fylkesmannen skal revidere fylkesROS ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet og minimum hvert fjerde år;
3.med bakgrunn i fylkesROS samarbeide med regionale aktører om oppfølging av samfunnssikkerhetshensyn i samfunnsplanleggingen
4.ha oversikt over og samordne sentrale myndigheters krav til og føringer for kommunenes samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid
5.holde sentrale myndigheter og regionale aktører orientert om status for samfunnssikkerhetsarbeidet i fylket, og ta opp spørsmål som har betydning utover fylkesgrensen
6.samordne det sivile arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap og kontakten innen totalforsvaret i fylket
7.samordne den sivile planleggingen med Forsvarets muligheter for å gi støtte til det sivile samfunn og med Forsvarets behov for å få sivil støtte

V. Fylkesmannens oppgaver som veileder og pådriver

Fylkesmannen skal gi råd, veilede og være pådriver for et målrettet og systematisk arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap i fylket. 

Fylkesmannen skal

1.i samarbeid med fagetatene påse at kommunene ivaretar kravene til samfunnssikkerhet i sin samfunnsplanlegging etter plan- og bygningsloven og gi nødvendig veiledning til kommunene og fylkeskommunen i planarbeidet
2.veilede kommunene i hvordan de skal oppfylle kravene i sivilbeskyttelsesloven § 14 og § 15, bestemmelser fastsatt i medhold av disse, og øvrige beredskapsrelaterte tilsynsbestemmelser i lovverket1
3.ta initiativ til, veilede og samordne arbeidet med den sivile beredskapsplanleggingen i fylket, samt det sivil-militære samarbeidet om beredskapsplanlegging i fylket
4.ta initiativ til og tilrettelegge for beredskapsøvelser og andre kompetansehevende tiltak i fylket
5.ta initiativ til og følge opp evalueringer etter øvelser og hendelser for å sikre læring og utvikling av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet lokalt og regionalt.
1Se folkehelseloven § 28 jf. § 30, smittevernloven § 7-1, § 7-2 jf. § 7-4, helse- og omsorgstjenesteloven § 5-2 jf. § 12-3 og spesialisthelsetjenesteloven § 2-1.

VI. Fylkesmannens oppgaver som tilsynsmyndighet

Fylkesmannen skal føre tilsyn med at kommunen oppfyller kravene i sivilbeskyttelsesloven § 14 og § 15 og bestemmelser fastsatt i medhold av disse.

VII. Fylkesberedskapsråd

Fylkesmannen skal oppnevne et fylkesberedskapsråd som ledes av fylkesmannen. Hele rådet skal innkalles minst én gang i året. Fylkesmannen avgjør for øvrig hvor ofte rådet skal møtes.

1.Fylkesberedskapsrådet skal bestå av representanter for regionale aktører med ansvar for kritisk infrastruktur og kritiske samfunnsfunksjoner, ledere fra politiet og øvrige nødetater, Forsvaret, Sivilforsvaret, frivillige organisasjoner, fylkeskommunen og statlige etater med vesentlige beredskapsoppgaver i fylket. Fylkesmannen kan invitere andre aktører.
2.Beredskapsrådet for Svalbard ledes av Sysselmannen og består av representanter for alle nødetatene, større institusjoner og bedrifter på Svalbard og Longyearbyen Røde Kors. 

Fylkesberedskapsrådets rolle er å

1.drøfte relevante samfunnssikkerhets- og beredskapsspørsmål og være en arena for oversikt og gjensidige orienteringer
2.bidra til et felles risiko- og sårbarhetsbilde og en felles plattform for planlegging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid i fylket jf. kapittel IV
3.være forberedt på å bistå i fylkesmannens samordning av krisehåndtering, jf. kapittel IX.

VIII. Fylkesmannens ansvar for egenberedskap

Fylkesmannen skal ha en forberedt og øvet kriseorganisasjon, som raskt kan etableres for å skaffe oversikt, vurdere situasjonen og etablere kontakt med berørte kommuner og berørte aktører. Fylkesmannen skal støtte aktørenes håndtering av uønskede hendelser og vurdere eventuelle behov for bistand. 

Fylkesmannen skal

1.ha en beredskapsplan og gjennomføre øvelser og kompetansehevende tiltak for å kunne ivareta egen beredskap og utøve regional samordning, jf. kapittel IX. Beredskapsplanen skal til enhver tid være oppdatert og revideres minimum en gang i året. Videre skal fylkesmannen øve sin kriseorganisasjon minimum én gang i året;
2.ha en plan for krisekommunikasjon for å sikre helhetlig og samordnet informasjon til kommuner, regionale aktører, befolkningen og media
3.ha en plan for å opprettholde embetets kriseorganisasjon og oppgaveløsing innen prioriterte områder også ved uønskede hendelser
4.ha systemer for på kort varsel å kunne motta, vurdere og eventuelt videreformidle ugraderte og graderte beredskapsmeldinger, varsler om uønskede hendelser og sentralt iverksatte beredskapstiltak
5.kunne iverksette en samordnet situasjonsrapportering til sentrale myndigheter på kort varsel
6.bistå sentrale myndigheter ved planlegging og gjennomføring av nasjonale beredskapstiltak
7.delta i planleggingen og gjennomføringen av regionale og nasjonale øvelser i fylket.

IX. Fylkesmannens regionale samordningsansvar ved håndtering av uønskede hendelser

Fylkesmannen skal på regionalt nivå samordne den sivile krisehåndteringen, og mellom sivile og militære myndigheter, for å sikre optimale løsninger i samarbeid med berørte aktører, og i samsvar med gitte instrukser, retningslinjer og lover. Når uønskede hendelser er varslet eller har oppstått, skal fylkesmannen og berørte politimestere umiddelbart etablere gjensidig kontakt for å vurdere situasjonen. 

Fylkesmannen skal

1.etablere gjensidig informasjonsutveksling med regionale statlige etater, infrastruktureiere, fylkeskommune, berørte kommuner og eventuelt andre aktører
2.ta initiativ til å avklare hvilke myndigheter som har ansvaret for krisehåndteringen
3.skaffe oversikt over situasjonen i fylket, kartlegge kommunenes og andre berørte aktørers behov og gi en situasjonsrapport til sentrale myndigheter
4.informere fylkesberedskapsrådet om situasjonen, og innkalle hele eller deler av fylkesberedskapsrådet ved større uønskede hendelser og skape enighet om hvilke sivile tiltak som bør iverksettes, samt hvilke anmodninger som skal fremmes for Forsvaret om militære tiltak
5.bidra til å avklare spørsmål som måtte komme fra kommunene, fylkeskommunen, den regionale statsforvaltningen og andre aktører
6.behandle anmodninger fra kommuner og regionale aktører om bistand fra Forsvaret.1
7.ta initiativ overfor sentrale myndigheter ved behov for tilførsel av ekstra ressurser, samt videreformidle ekstra ressurser til kommunene
8.bidra til å etablere god kontakt, tilrettelegge for gjensidig bistand og samarbeid mellom sivile og militære myndigheter og samordne den sivile del av totalforsvaret
9.etablere kontakt med andre berørte embeter med sikte på å samordne håndteringen av uønskede hendelser på tvers av fylkesgrensene, eller der behovet for ressurser er stort
10.ved behov bistå kommunene med normaliseringstiltak og samordne tiltak fra sentrale myndigheter.

Ved uenighet mellom medlemmene i fylkesberedskapsrådet skal fylkesmannen aktivt bidra til å oppnå én felles løsning. Fylkesmannen fremlegger eventuelle saker der det ikke er enighet om hvilke sivile tiltak som bør iverksettes, for Justis- og beredskapsdepartementet via Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap for videre behandling og avgjørelse. Der hvor flere fylkesmannsembeter er berørt og det ikke oppnås enighet mellom embetene om nødvendige tiltak, skal saken fremlegges for Justis- og beredskapsdepartementet via Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap på samme måte.

1Dette punktet vil være avhengig av innhold i instruks for forsvarets bistand til andre myndigheter enn politiet som er under arbeid i Forsvarsdepartementet i nært samarbeid med Justis- og beredskapsdepartementet.

X. Særskilte bestemmelser under væpnet konflikt, krigsfare og lignende forhold

Fylkesmannen skal sørge for at fylkets ressurser fordeles og utnyttes på en måte som dekker befolkningens behov best mulig i samsvar med eventuelle retningslinjer fra aktuelt fagdepartement. Fylkesmannen skal om nødvendig og i samarbeid med andre myndigheter samordne og prioritere mellom sivile behov og videreformidle ekstra ressurser til kommunene. Fylkesmannen skal bidra til fremskaffing, samordning og prioritering av sivil støtte til Forsvaret.

Er fylkesmannen avskåret fra kontakt med regjeringen, eller oppstår det på grunn av forholdene fare hvis beslutninger utsettes, skal fylkesmannen, i den utstrekning det er nødvendig for å ivareta samfunnsviktige interesser, gi bestemmelser og utøve forvaltningsmyndighet som nevnt i lov 15. desember 1950 nr. 7 om særlige rådgjerder under krig, krigsfare og liknende forhold § 5 første ledd, jf. § 3.

Når Kongen bestemmer kan fylkesmannen, om situasjonen gjør det nødvendig under krig, krigsfare og liknende forhold, gi pålegg til forvaltningsorganer og politiet i fylket og ved behov omgjøre deres avgjørelser.

På en erklært krigsskueplass skal fylkesmannen overlate ledelsen av fylkesadministrasjonen til de militære myndigheter i den utstrekning disse krever det etter lov 15. desember 1950 nr. 7 om særlige rådgjerder under krig, krigsfare og liknende forhold § 5 første ledd, jf. § 6.

Lov 15. desember 1950 nr. 7 om særlige rådgjerder under krig, krigsfare og liknende forhold gjelder ikke for Svalbard, så kapittel X andre og fjerde ledd vil ikke gjelde for Svalbard.

XI. Ikrafttredelse

Instruksen trer i kraft straks.

Fra samme tidspunkt opphører kgl.res. 12. desember 19971 om retningslinjer for regionalt samordningsansvar ved kriser og katastrofer i fred og kgl.res. 18. april 2008 nr. 388 om instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til fylkesmannen og Sysselmannen på Svalbard.

1Ikke kunngjort i Norsk Lovtidend. Lovdatas anm.

Kommentarer til fylkesmannens samfunnssikkerhetsinstruks (Instruks for fylkesmannens og Sysselmannen på Svalbards arbeid med samfunnssikkerhet, beredskap og krisehåndtering)

I. Formål

Formålet med instruksen er å legge til rette for samordning og samarbeid for å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet. Dette skal gjøres gjennom å utvikle et felles planleggingsgrunnlag, forebygge, styrke beredskapen og sikre en best mulig samordnet håndtering av uønskede hendelser.

Det går en linje i samfunnssikkerhetsarbeidet fra kommunen, via fylkesmannen og regionale samfunnssikkerhetsaktører til strategisk sentral krisehåndtering. For at dette skal fungere optimalt må det etableres en forutsigbar og lik praksis over hele landet. For å ivareta denne linjen presiserer instruksen fylkesmannens kontinuerlige regionale samordningsansvar innen samfunnssikkerhet og beredskap.

I det daglige arbeidet skal fylkesmannen legge til rette for en helhetlig og systematisk tilnærming til samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i embetet, i samarbeid med regionale aktører og i oppfølging av kommunene.

Fylkesmannen skal ha en forberedt og øvet kriseorganisasjon som raskt kan etableres for å samordne krisehåndteringen og understøtte kommuner og berørte aktørers håndtering av uønskede hendelser lokalt.

Med uønskede hendelser i denne sammenheng menes hendelser som går utover det kommuner og berørte aktører har evne og kapasitet til å håndtere for å opprettholde kritiske samfunnsfunksjoner og ivareta befolkningens liv, helse og grunnleggende behov.

Fylkesmannens ansvar for samordning av krisehåndteringen gjelder for uønskede hendelser i fred, krise, under væpnet konflikt og i krig.

II. Anvendelse for Svalbard

Instruksen gjelder for Sysselmannen på Svalbard etter nærmere angivelse i instruks.

III. Virkeområde

Fylkesmannens samordning av samfunnssikkerhet og beredskap gjelder i alle deler av samfunnssikkerhetskjeden.

sf-20150619-0703-01-01.png

Figur 1: Instruks i samfunnssikkerhetskjeden.

Fylkesmannens samordningsansvar medfører ikke endringer i ansvarsforholdene for andre samfunnssikkerhetsaktører. Ansvarsprinsippet ligger fast, og den enkelte aktør og sektor skal ivareta sitt ansvar også ved uønskede hendelser. Fylkesmannens samordningsansvar innebærer et ansvar for å tilrettelegge for samarbeid mellom aktørene for å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet både i det daglige og ved håndtering av uønskede hendelser.

Under håndtering av uønskede hendelser skal samordningen være på et strategisk nivå, og understøtte kommunene eller andre berørte aktører i arbeidet med å beskytte befolkningen og opprettholde kritiske samfunnsfunksjoner.

Fylkesmannens samordning av samfunnssikkerhet og beredskap er et tverrsektorielt arbeid med utgangspunkt i at alle har et ansvar for samfunnssikkerhet innen sine respektive ansvarsområder. Samarbeid mellom samfunnssikkerhetsaktørene er av vesentlig betydning for å få økt kunnskap om hverandres ansvar og utfordringer. Fylkesmannens samordning foregår både horisontalt og vertikalt: Horisontalt i forhold til andre samfunnssikkerhetsaktører i fylket (både offentlige og private virksomheter), og vertikalt i forhold til kommunene, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og Justis- og beredskapsdepartementet (JD).

Det er ulike grader av samordning. Instruksen legger til rette for en offensiv tilnærming til samordningsrollen.

På bakgrunn av instruksen, skal fylkesmannen legge til rette for at aktører med ulike ansvarsområder møter hverandre i aktiviteter og på arenaer for å diskutere felles utfordringer i arbeidet med å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet lokalt og regionalt, også når det gjelder best mulig håndtering av uønskede hendelser.

sf-20150619-0703-02-01.png

Figur 2: Samordningstrapp horisontalt.

Instruksen nevner spesielt beredskap mot akutt forurensning og politiets ansvar for redningstjenesten. Dette er gjort for å tydeliggjøre forskjellen på ledelsen av operative innsatser på den ene siden, og fylkesmannens strategiske samordningsansvar på den andre siden.

IV. Fylkesmannens ansvar for å samordne, holde oversikt over og informere om arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i fylket

Som en del av samordningsansvaret, skal fylkesmannen ha oversikt over risiko og sårbarhet i fylket. For at denne oversikten skal være et godt grunnlag for å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet, er det avgjørende med en omforent oppfatning av hva som er fylkets utfordringer, og kjennskap til de ulike aktørenes ansvarsområder. I tillegg har fylkesmannen en unik oversikt over kommunenes sårbarheter og kapasiteter gjennom sin veilednings- og tilsynsrolle.

Oversikten over risiko og sårbarhet etableres gjennom en risiko- og sårbarhetsanalyse for fylket (fylkesROS). FylkesROS skal utarbeides i nært samarbeid mellom regionale samfunnssikkerhetsaktører, både offentlige og private virksomheter. Omtale av svikt i kritiske samfunnsfunksjoner og vurderinger basert på kommunenes helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyser skal inngå i analysen.

Fylkesmannen skal utarbeide fylkesROS i tråd med DSBs veileder. FylkesROS skal være en felles plattform for fylkesmannens og regionale aktørers arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

FylkesROS skal bidra til å styrke samordningen regionalt blant annet gjennom å gi

-kunnskap om risiko og sårbarhet i fylket
-et felles risiko- og sårbarhetsbilde regionalt og jevnlige orienteringer om status på samfunnssikkerhetsområdet
-oversikt over regionale aktørers ansvar, utfordringer og gjensidige avhengigheter
-oversikt over sentrale myndigheters krav til og føringer for kommunenes og regionale aktørers samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid
-grunnlag for samarbeid om oppfølging av samfunnssikkerhetshensyn i samfunnsplanleggingen
-veiledning til kommunene i arbeidet med oppfølging av kommunal beredskapsplikt
-bakgrunn for fylkesmannens egenberedskap, og fylkesmannens veiledning og samordning av regionale samfunnssikkerhetsaktørers beredskapsplaner og øvelser
-kartlegging av ressursbehov i fylket.

På bakgrunn av fylkesROS utarbeides en fireårig oppfølgingsplan. I oppfølgingsplanen skal det beskrives hvilket ansvar fylkesmannen har for oppfølgingen av fylkesROS, og fylkesmannens pådriverrolle i oppfølgingen overfor andre samfunnssikkerhetsaktører. Oppfølgingsplanen forankres i embetets ledelse.

Fylkesmannen bør understreke de regionale samfunnssikkerhetsaktørenes fagansvar i oppfølgingsplanen sammen med aktørenes ansvar for egenberedskap. Dette gjøres gjennom grundig behandling i fylkesberedskapsrådet. Det er videre avgjørende at fylkesberedskapsrådets medlemmer sørger for god forankring og tydeliggjøring av tiltakene hos egen overordnet ledelse.

Oppfølgingsplanen skal oppdateres årlig, både internt i embetet og gjennom statusoppdateringer i fylkesberedskapsrådet.

Fylkesmannen har en viktig samordningsrolle i det sivil-militære samarbeidet i fylket. I dette ligger blant annet planlegging av sivil støtte til Forsvaret gjennom totalforsvarskonseptet. Det er derfor viktig at Forsvaret involveres i fylkesmannens aktiviteter og arenaer.

V. Fylkesmannens oppgaver som veileder og pådriver

Fylkesmannen skal videreformidle kunnskap fra fylkesROS til kommuner og regionale aktører og legge til rette for et systematisk arbeid for å styrke samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet regionalt og lokalt.

Fylkesmannen skal gi veiledning til kommuner og regionale aktører når det gjelder å håndtere risiko og sårbarhet gjennom målrettet forebygging, styrket beredskap og god krisehåndtering. Fylkesmannen skal også synliggjøre overfor fylkesberedskapsrådet og ansvarlige myndigheter de beredskapsbehovene som blir avdekket gjennom analyser og erfaringer fra øvelser og uønskede hendelser.

Fylkesmannen skal i samarbeid med fagetatene være pådriver for at samfunnssikkerhetshensyn ivaretas i all planlegging etter plan- og bygningsloven. Planleggingsprosessen danner en felles arena der alle relevante etater deltar. Fylkesmannen har rett og plikt til å delta i planleggingen, gi informasjon og veilede om samfunnssikkerhetsfaktorer som er av betydning for planleggingen. Fylkesmannen har innsigelsesmyndighet på kommuneplanens arealdel og reguleringsplaner der samfunnssikkerhet ikke er tilfredsstillende ivaretatt.

Fylkesmannen skal veilede kommunene i kommunal beredskapsplikt. Veilederrollen omfatter formidling av kunnskap om risiko og sårbarhet i fylket, oversikt over krav til samfunnssikkerhet og beredskap i kommunen og metodeveiledning innen samfunnssikkerhet og beredskap. Fylkesmannen skal også gi veiledning i gjennomføring av øvelser og bistå med andre kompetansehevende tiltak.

Fylkesmannen skal ta initiativ til øvelser for eget embete, fylkesberedskapsrådet og kommuner. Fylkesmannen skal ta initiativ for å sikre effektiv samordning ved uønskede hendelser.

Fylkesmannen skal evaluere hendelser der fylkesmannen, fylkesberedskapsrådet og/eller regionale aktører har vært involvert. Gjennom en evaluering er det et mål å sikre læring og bidra til styrket samfunnssikkerhetsarbeid på lokalt og regionalt nivå. Eventuelt kan fylkesmannen veilede berørte aktører som skal evaluere slike hendelser.

På bakgrunn av plan for oppfølging, kapittel IV nr. 2, skal fylkesmannen sørge for at det gis en årlig statusoppdatering når det gjelder fylkesmannens og de regionale aktørenes oppfølging av plan, herunder status for oppfølging og samordning av beredskapsplanleggingen i fylket.

VI. Fylkesmannens oppgaver som tilsynsmyndighet

Fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunenes oppfyllelse av kravene i sivilbeskyttelsesloven § 14 og § 15 og bestemmelser fastsatt i medhold av disse. Tilsynet er forankret i sivilbeskyttelsesloven og i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Sysselmannen på Svalbard fører tilsyn med Longyearbyen lokalstyre sin oppfølging av forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre. Tilsynene følger reglene i kommuneloven kapittel 10 A.

Tilsynene skal gjennomføres i tråd med DSBs veileder for fylkesmannens tilsyn med kommunal beredskapsplikt. På bakgrunn av tilsynene tilbyr fylkesmannen kommunene bistand i oppfølgingen. Tilsynene skal rapporteres inn i DSBs innmeldingsløsning i SamBas.

Fylkesmannen har tilsynsoppgaver også på andre beredskapsområder, som f.eks. helseberedskap og beredskap mot akutt forurensning. Bestemmelsene gitt i denne instruksen er knyttet til fylkesmannens tilsyn med kommunenes samordning av samfunnssikkerhetsarbeidet lokalt etter krav i kommunal beredskapsplikt.

VII. Fylkesberedskapsrådet

Fylkesberedskapsrådet er en viktig arena på regionalt nivå for samfunnssikkerhet og beredskap. Instruksen beskriver sammensetningen av fylkesberedskapsrådet. Fylkesmannen inviterer samfunnssikkerhetsaktører som for eksempel Forsvaret, helseforetak og andre relevante aktører med ansvar for kritisk infrastruktur og kritiske samfunnsfunksjoner. Fylkesberedskapsrådet må ha en slik sammensetning for å ivareta de strategiske oppgavene rådet har.

Beredskapsrådet for Svalbard skal ivareta både det strategiske og det operative nivået i håndteringen.

Instruksen stiller krav til minst ett årlig møte i fylkesberedskapsrådet. Dette møtet kommer i tillegg til andre aktiviteter og arenaer der fylkesberedskapsrådets medlemmer møtes. Hvis fylkesberedskapsrådet ikke møtes i andre sammenhenger, er det viktig å legge til rette for flere årlige møter, slik at medlemmene opparbeider seg kunnskap om hverandres virksomheter/organisasjoner med tanke på roller, ansvar og utfordringer. Kunnskap om de ulike aktørene er en faktor som bidrar til god håndtering av uønskede hendelser.

For å kunne etablere et felles situasjonsbilde, herunder synliggjøre utfordringene på ulike områder, er det avgjørende at fylkesberedskapsrådet samarbeider om håndteringen av uønskede hendelser. Et slikt samarbeid bidrar også til at de rette strategiske beslutningene blir tatt. I kapittel IX presiseres samordningsrollen ved uønskede hendelser ytterligere ved å instruksfeste at fylkesberedskapsrådet skal involveres i fylkesmannens krisehåndtering.

Fylkesberedskapsrådet skal legge til rette for samarbeid, felles forståelse for fylkets utfordringer og kjennskap til de ulike aktørenes ansvarsområder. Fylkesberedskapsrådet skal være involvert i arbeidet med fylkesROS, slik at den blir en felles plattform for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet på regionalt nivå.

VIII. Fylkesmannens ansvar for egenberedskap

Fylkesmannens ansvar for egenberedskap er skjerpet i denne instruksen. Dette innebærer krav om at embetene får en mer robust organisasjon. Kravene skal sikre en rask håndtering av varsel og informasjon og mer enhetlige innspill og rapporteringer til sentrale myndigheter.

Fylkesmannens beredskapsplan skal være øvet, slik at embetet står rustet til å ivareta egne oppgaver under uønskede hendelser. Beredskapsplanen skal inkludere en plan for krisekommunikasjon. Plan for krisekommunikasjon skal legge til rette for samordning av informasjon til kommuner, regionale aktører, befolkningen og media. Fylkesmannen skal samarbeide med fylkesberedskapsrådet om dette.

Det er avgjørende at fylkesmannen planlegger for å opprettholde samordningsrollen uansett ytre påvirkning. Det må blant annet planlegges for håndtering av langvarige hendelser og bortfall av energi og kommunikasjon.

Fylkesmannen skal bistå sentrale myndigheter med planlegging og gjennomføring av nasjonale beredskapstiltak. Med dette menes særlig beredskapstiltak i sivilt beredskapssystem (SBS).

Det er viktig at personer som er tiltenkt en rolle i håndteringen av uønskede hendelser er gjort kjent med sitt ansvar og sine oppgaver. Det stilles derfor krav til at fylkesmannen gjennomfører kompetansehevende tiltak for disse personene. Videre stilles det krav til at fylkesmannen øver egen kriseorganisasjon minimum en gang i året.

Som en følge av fylkesmannens samordningsansvar skal fylkesmannen delta i planleggingen og gjennomføringen av regionale og nasjonale øvelser i fylket. På den måten kan fylkesmannen sikre at den regionale samordningsrollen blir øvet på en god måte.

IX. Fylkesmannens regionale samordningsansvar ved håndtering av uønskede hendelser

Fylkesmannen skal bidra til samordning for effektiv håndtering av uønskede hendelser. Instruksen gir detaljerte beskrivelser av hva det regionale samordningsansvaret innebærer ved håndtering av uønskede hendelser.

Uønskede hendelser, enten de rammer enkeltkommuner eller andre berørte samfunnssikkerhetsaktører, kan medføre alvorlige forstyrrelser i kritiske samfunnsfunksjoner, føre til omfattende ødeleggelser og sette befolkningens sikkerhet og trygghet i fare. Fylkesmannens samordningsansvar innebærer å legge til rette for at ansvarlige regionale aktører (offentlige og private virksomheter) har tilstrekkelig oversikt og informasjon, og at disse aktørene samarbeider for å understøtte håndteringen lokalt.

Komplekse uønskede hendelser berører ofte mange myndigheter og aktører med ansvar for ulike krisehåndteringsoppgaver, både på operativt og strategisk nivå.

Som nevnt i kapittel III ligger ansvarsprinsippet fast. Eiere og myndigheter har ansvar for egne fagområder, herunder å opprettholde funksjon og tjenesteproduksjon selv satt under press. Samtidig har politiet ansvar for selve redningsarbeidet uavhengig av hvor den uønskede hendelsen oppstår. Dersom det viser seg å være uklarheter i ansvarsfordelingen, må fylkesmannen ta initiativ til å avklare hvilke myndigheter som har ansvar under krisehåndteringen.

Der kommuner eller berørte aktører ber om bistand fra Forsvaret eller andre, skal fylkesmannen ta initiativ til å besørge tilførsel av ekstra ressurser gjennom å informere sentrale myndigheter om behovet. For fremgangsmåte for anmodning om bistand fra Forsvaret, se egen bistandsinstruks.

Der hendelsen berører flere fylker er det viktig at fylkesmannen etablerer kontakt med de andre berørte embetene for å sikre håndtering av den uønskede hendelsen på tvers av fylkesgrenser.

X. Særskilte bestemmelser under væpnet konflikt, krigsfare og lignende forhold

Også under væpnet konflikt, krigsfare og lignende forhold, er utgangspunktet at fylkesmannens samordningsansvar innen samfunnssikkerhet og beredskap ligger fast. Samtidig vil både utfordringer og eventuelle tiltak kunne være av en helt annen karakter. Fylkesmannen vil også kunne få endrede fullmakter.

Det er et pågående arbeid for at lov 15. desember 1950 om særlige rådgjerder under krig, krigsfare og liknende forhold skal gjøres helt eller delvis gjeldende for Svalbard.

XI. Ikrafttredelse

Instruksen trer i kraft straks og erstatter kgl.res. 12. desember 19971 – Retningslinjer for regionalt samordningsansvar ved kriser og katastrofer i fred, og kgl.res. 18. april 2008 nr. 388 – Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen og Sysselmannen på Svalbard.

1Ikke kunngjort i Norsk Lovtidend. Lovdatas anm.