Forskrift om instruks for kontrollkomiteer i finansieringsforetak

DatoFOR-1995-12-18-1106
DepartementFinansdepartementet
PublisertAvd I 1995 1797
Ikrafttredelse18.12.1995
Sist endretFOR-2009-12-18-1726 fra 21.12.2009
Endrer
Gjelder forNorge
HjemmelLOV-1988-06-10-40-§3-11, FOR-1988-06-10-457, FOR-1995-08-03 jf LOV-2015-04-10-17-§23-2
Kunngjort
KorttittelForskrift for om instruks for kontrollkomite

Hjemmel: Fastsatt av Kredittilsynet (nå Finanstilsynet) 18. desember 1995 med hjemmel i lov 10. juni 1988 nr. 40 om finansieringsvirksomhet og finansinstitusjoner § 3-11 andre ledd, kgl.res. 10. juni 1988 nr. 457 og delegeringsvedtak av 3. august 1995.
Endringer: Endret ved forskrifter 18 des 2003 nr. 1750, 18 des 2009 nr. 1726.

§ 1.Formål

Komiteen skal føre tilsyn med at foretaket virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lover og forskrifter, vedtekter, retningslinjer fastsatt av representantskap og generalforsamling samt pålegg fra Finanstilsynet.

Er foretaket morselskap i et konsern, skal kontrollkomiteen påse at virksomheten i hele konsernet drives på en hensiktsmessig og betryggende måte, herunder samarbeide og ha løpende kontakt med andre konsernselskapers eventuelle kontrollkomiteer, og føre tilsyn med at foretakets styre og administrerende direktør (konsernsjef) har tilstrekkelig tilsyn og kontroll med datterselskapene.

0Endret ved forskrift 18 des 2009 nr. 1726 (i kraft 21 des 2009).
§ 2.Komiteens medlemmer

Komiteens medlemmer velges i henhold til foretakets vedtekter.

Komiteen velger hvert år innen sin midte en formann og en nestformann.

§ 3.Komiteens møter

Komiteen skal møte så ofte formannen finner det påkrevet. Finanstilsynet, representantskapets formann og medlemmer av kontrollkomiteen kan kreve at formannen kaller komiteen sammen til møte. Møtene ledes av formannen eller i dennes fravær av nestformannen. Hvis begge er fraværende, velges en møteleder. Komiteen er vedtaksfør når minst halvparten av medlemmene er til stede. I tilfelle stemmelikhet gjør møtelederens stemme utslaget.

Komiteen skal under møtelederens ansvar føre en møteprotokoll som undertegnes av møtedeltakerne.

Protokollen skal legges frem for styret i førstkommende møte og for representantskapets formann minst en gang hvert halvår. Protokollen skal gis påtegning om fremlegget.

0Endret ved forskrift 18 des 2009 nr. 1726 (i kraft 21 des 2009).
§ 4.Ressurser

Komiteens behov for arbeidshjelp skal drøftes med administrerende direktør. Styret skal stille til disposisjon den arbeidshjelp komiteen etter slike drøftelser anser nødvendig for sitt arbeid.

I samråd med representantskapets formann kan komiteen for foretakets regning engasjere ekstern sakkyndig bistand.

Arbeidshjelp og engasjerte sakkyndige som stilles til disposisjon for komiteen har samme rett til innsyn som komiteens medlemmer. De har taushetsplikt som angitt i finansieringsvirksomhetsloven § 3-14.

§ 5.Innsynsrett

Komiteens medlemmer har rett til å gjøre seg kjent med all foreliggende informasjon om foretakets kunder og foretakets egen virksomhet. Samme rett har komiteens medlemmer når det gjelder foretakets eventuelle datterselskaper.

Kontrollkomiteens medlemmer plikter å innhente den informasjon den mener at den trenger for å utføre sine oppgaver. Styret, foretakets ansatte og valgt revisor har plikt til å sørge for at komiteen får alle opplysninger som den mener å trenge for å kunne utføre sitt verv. Kontrollkomiteens medlemmer kan kreve at det bekreftes skriftlig at all relevant informasjon er gitt i henhold til første og andre punktum. Bekreftelsen kan sendes ved elektronisk kommunikasjon dersom kontrollkomiteens medlemmer uttrykkelig har godtatt det og dersom det er benyttet en betryggende metode for autentisering av avsender.

0Endret ved forskrift 18 des 2003 nr. 1750.
§ 6.Arbeidsplan og samarbeid

Komiteen skal hvert år utarbeide en arbeidsplan for sin virksomhet, tilpasset foretakets størrelse og organisasjon.

Komiteen skal minst en gang i året og ellers når den finner det påkrevet sammenkalle til møter med styrets formann, valgt revisor og eventuell intern revisor for å utveksle informasjon om arbeidsplaner og viktige observasjoner.

Styrets medlemmer, foretakets ansatte, representantskapets formann og valgt revisor kan også innkalles til komiteens øvrige møter.

Komiteen skal ved behov også samarbeide med valgte revisorer og eventuelle kontrollkomiteer i datterselskaper.

§ 7.Omfang og oppgaver

For å ivareta de formål som er beskrevet i § 1 skal komiteen regelmessig gjennomgå styreprotokollen og i nødvendig utstrekning undersøke andre bøker og annen relevant korrespondanse.

Komiteen skal forvisse seg om at styret og administrerende direktør benytter betryggende og effektive styrings- og kontrollsystemer som løpende gir god nok oversikt over foretakets risikoeksponering og gir regnskapsmessig oversikt over driften til enhver tid.

Komiteen skal også forvisse seg om at styret påser at kontrollen virker som forutsatt, og at styret iverksetter nødvendige tiltak for å begrense vesentlige tapsrisikoer.

Komiteen skal påse at styret følger opp sine beslutninger og se til at valgt revisors anmerkninger blir forsvarlig behandlet.

For å ivareta disse oppgaver skal komiteen blant annet:

-gjennomgå utvalgte styrebeslutninger og arbeidsdokumenter,
-følge med i utviklingen av sentrale nøkkeltall,
-få seg forelagt dokumentasjon for foretakets kontrollopplegg og gjennomføringen av dette,
-gjennomgå eventuelle interne revisjonsrapporter og valgt revisors skriftlige henvendelser til foretaket,
-samarbeide som nevnt i instruksens § 5.

Komiteen skal ellers foreta de undersøkelser den finner påkrevet.

Komiteen kan ta opp hvilket som helst spørsmål som vedrører foretakets eller datterselskaps virksomhet og organisering.

Når komiteen gir skriftlige merknader til styret, skal det sendes kopi til representantskapets formann og valgt revisor. Det skal protokolleres at slike merknader er gitt.

§ 8.Rapportering

Får komiteen kjennskap til betydelige forsømmelser, feil eller misligheter av større betydning eller rekkevidde, eller den mener at foretaket har lidt eller står i fare for å lide store tap, eller den har grunn til å tro at foretaket ikke kan innfri sine skyldnader etterhvert som de forfaller, skal den straks ta dette opp med representantskapets formann og Finanstilsynet. Komiteen kan også ellers vende seg til representantskapets formann og Finanstilsynet med opplysninger om mangler eller uregelmessigheter. Det samme gjelder hvis den av andre grunner finner det ønskelig eller hensiktsmessig å orientere representantskapets formann eller Finanstilsynet.

Det enkelte medlem av komiteen kan også ta slik kontakt som nevnt i denne paragraf hvis medlemmet ikke når frem gjennom de ordinære organer eller det er annen særlig grunn til det.

Bestemmelsene i denne paragraf gjelder tilsvarende for forhold som vedrører foretakets datterselskaper og andre selskaper som skal konsolideres etter reglene i finansieringsvirksomhetsloven § 2a-9.

0Endret ved forskrift 18 des 2009 nr. 1726 (i kraft 21 des 2009).
§ 9.Årsrapport

Komiteen skal gi uttalelse til representantskapet og generalforsamlingen om årsoppgjøret og tilrå om resultatregnskapet og balansen bør fastsettes som foretakets regnskap.

Komiteen skal hvert år gi melding til representantskapet, generalforsamlingen og Finanstilsynet om sitt arbeid. I meldingen skal komiteen gi uttrykk for om den finner styrets vurdering av foretakets økonomiske stilling dekkende.

0Endret ved forskrift 18 des 2009 nr. 1726 (i kraft 21 des 2009).
§ 10.Taushetsplikt

Komiteens medlemmer har taushetsplikt om det de i stillingens medfør får kjennskap til om andres forretningsmessige eller private forhold hvis de ikke etter lov har plikt til å gi opplysninger.

Opplysninger om foretakets eller annen finansinstitusjons forhold skal ikke gis til uvedkommende.

Som finansinstitusjon regnes etter denne paragraf også fonds- og eiendomsmeglerforetak, samt forvaltningsselskap for aksjefond.

§ 11.Ikrafttredelsestidspunkt

Forskriften trer i kraft straks.