Forskrift om saksbehandlingsregler for Longyearbyen lokalstyre og om de folkevalgtes rettigheter og plikter (saksbehandlingsforskriften)

DatoFOR-2001-12-14-1392
DepartementJustis- og beredskapsdepartementet
PublisertI 2001 hefte 15 (Merknader)
Ikrafttredelse01.01.2002
Sist endretFOR-2013-06-27-863 fra 01.07.2013
Endrer
Gjelder forSvalbard
HjemmelLOV-1925-07-17-11-§37, LOV-1925-07-17-11-§38
Kunngjort14.12.2001
KorttittelSaksbehandlingsforskriften (Svalbard)

Kapitteloversikt:

Hjemmel: Fastsatt av Justis- og politidepartementet 14. desember 2001 med hjemmel i lov av 17. juli 1925 nr. 11 om Svalbard § 37 tredje ledd og § 38.
Endringer: Endret ved forskrifter 30 juni 2003 nr. 889, 14 mai 2007 nr. 507, 21 okt 2009 nr. 1294, 6 juli 2011 nr. 744, 27 juni 2013 nr. 863.

Kapittel 1. Forskriftens anvendelsesområde

§ 1.Bestemmelsenes anvendelsesområde

Bestemmelsene gjelder for lokalstyret, administrasjonsutvalget, faste utvalg og lokalstyrekomiteer samt for nemnder opprettet av lokalstyret i medhold av andre lover eller forskrifter.

Bestemmelsene gjelder også for kontrollutvalg, dersom ikke annet fremgår av kommuneloven § 77, jf. svalbardloven § 44 som gir kommuneloven kapittel 12 tilsvarende anvendelse for Longyearbyen lokalstyre.

Bestemmelsene gjelder også for andre folkevalgte organer, så langt lokalstyret ikke har bestemt noe annet. Det kan likevel ikke gjøres unntak fra § 3 til § 5a.

Bestemmelsene gjelder ikke for foretak opprettet i medhold av kommunelovens kapittel 11. Bestemmelsene i § 3 til § 5a, § 6 femte ledd, § 7 og § 7a kommer likevel til anvendelse.

Bestemmelsene i § 3 til § 5a gjelder ikke for lokalstyrekomiteer.

0Endret ved forskrifter 14 mai 2007 nr. 507, 27 juni 2013 nr. 863 (i kraft 1 juli 2013).

Kapittel 2. Saksbehandlingsregler

§ 2.Konstituerende møte mv. i lokalstyret

Så snart valgoppgjøret er avsluttet, innkalles til konstituerende møte i det nyvalgte lokalstyret. Møtet kalles sammen av tjenestegjørende leder med minst 14 dagers varsel, og holdes innen utgangen av november måned. Det er vedtaksført når minst 2/3 av medlemmene er til stede.

Som første sak i det konstituerende møtet tar lokalstyret stilling til om lokalstyrevalget er gyldig. Når det er avgjort at valget er gyldig, foretas valg av administrasjonsutvalg, leder og nestleder og kontrollutvalg for den nye valgperioden, samt valgstyre. I møtet bør det også velges medlemmer til faste utvalg, komiteer og ledere for disse, hvis det ikke er overlatt til vedkommende utvalg selv å foreta dette valget.

Lokalstyret, administrasjonsutvalget og kontrollutvalget trer i funksjon fra det konstituerende møtet. Leder, nestleder og de valgte organer trer i funksjon fra det tidspunkt de er valgt.

For utvalg som ikke blir valgt i det konstituerende møtet, forlenges de sittende medlemmers funksjonstid inntil nyvalg foretas.

Det nyvalgte lokalstyret treffer selv vedtak om neste års budsjett.

0Endret ved forskrifter 14 mai 2007 nr. 507, 27 juni 2013 nr. 863 (i kraft 1 juli 2013).
§ 3.Forholdsvalg - listeforslag

Valg foregår på grunnlag av på forhånd innleverte lister med forslag til kandidater. Partier eller grupperinger som er representert i det velgende organ, kan bare levere ett listeforslag hver. Listen kan inneholde inntil dobbelt så mange forskjellige navn som det skal velges medlemmer. Kandidater fra et parti eller en gruppering kan bare føres opp på partiets eller grupperingens listeforslag, eller på en fellesliste som utgår fra flere partier eller grupperinger.

Skal det velges fire medlemmer eller flere, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent blant de foreslåtte kandidater på den enkelte liste. Skal det velges to eller tre medlemmer, skal begge kjønn være representert. Ved valg av folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, og ved valg av arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse regler følges så langt det er mulig.

Listeforslaget skal være underskrevet av minst ett medlem av det parti eller den gruppering som framsetter forslaget. Den som underskriver må være medlem av det velgende organ. Foreslås kandidat som kan kreve seg fritatt fra valg, skal det være innhentet samtykke fra denne.

§ 4.Forholdsvalg - valgoppgjøret

Ved valgoppgjøret fordeles medlemsplassene på listene i forhold til det antall stemmesedler hver liste har fått, ved bruk av delingstall 1, 2, 3, 4 osv. Har flere lister samme kvotient, tilfaller plassen den av listene som har størst stemmetall. Har de samme stemmetall, avgjøres valget ved loddtrekning. Når det er avgjort hvor mange medlemsplasser en liste vil få, foretas en ny stemmeopptelling for listens kandidater. En går fram slik:

a.Først telles de navn som står som nr. 1 på stemmesedlene. Den kandidat som får flest stemmer ved denne opptellingen, er valgt.
b.Skal listen ha mer enn én plass, teller en deretter opp de navn som står som nr. 2 på stemmesedlene. Den kandidat som får flest stemmer ved de to opptellingene, når en ser bort fra den allerede valgte, er valgt.
c.På samme måte fortsetter en inntil alle plasser listen skal ha er besatt, med de modifikasjoner som følger av bestemmelsen i denne paragrafs bokstav e. Hvis flere kandidater har fått like mange stemmer, anses den valgt som står først i rekkefølgen på listen.
d.Ved opptellingen ses bort fra andre navn enn de som står på den innleverte valgliste.
e.Viser det seg at et kjønn etter denne framgangsmåte vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene fra en liste som får fire eller flere medlemmer, eller ikke blir representert fra en liste som får to eller tre medlemmer, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn så langt mulig opp på listen i det omfang som er nødvendig for å oppnå slik balanse.
f.Hver liste skal såvidt mulig tildeles så mange varamedlemmer som den får medlemmer, med et tillegg av to. Varamedlemsplassene fordeles ved fortsatt opptelling på samme måte som bestemt for medlemmene i bokstavene a - e ovenfor.
0Endret ved forskrift 21 okt 2009 nr. 1294.
§ 5.Flertallsvalg. Ansettelser

Ved flertallsvalg og ansettelser er den valgt eller ansatt som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Hvis ingen får slikt flertall, holdes ny avstemning. Ved denne er den valgt eller ansatt som får flest stemmer. Ved stemmelikhet avgjøres ansettelse av møtelederen, mens valg avgjøres ved loddtrekning.

0Endret ved forskrift 14 mai 2007 nr. 507.
§ 5a.Avtalevalg

Lokalstyret kan selv enstemmig vedta at valg til folkevalgte organer skal foregå som avtalevalg etter denne paragrafen.

Valget gjennomføres på grunnlag av innstilling med forslag til medlemmer og varamedlemmer til organet. Innstillingen skal inneholde et antall navn som tilsvarer antall medlemmer i organet med angivelse av den gruppe medlemmet representerer. I tillegg kan innstillingen inneholde et antall varamedlemmer for hver gruppe som tilsvarer antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Innstillingen vedtas enstemmig av lokalstyret.

Skal det velges fire medlemmer eller flere, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent blant dem som velges. Skal det velges to eller tre medlemmer, skal begge kjønn være representert. Viser det seg at et kjønn vil få færre medlemmer enn det som følger av disse regler, skal kandidater fra det underrepresenterte kjønn settes inn i det omfang som er nødvendig for å oppnå slik balanse. Ved valg til folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av lokalstyret, og ved valg til arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse reglene følges så langt det er mulig.

Ved valg av varamedlemmer gjelder tredje ledd tilsvarende.

0Tilføyd ved forskrift 14 mai 2007 nr. 507.
§ 6.Møteprinsippet. Møtebok

Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter.

Når en sak skal avgjøres av annet organ enn lokalstyret, kan lederen for organet beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig.

Forskrift fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet om fjernmøter og skriftlig saksbehandling av 13. januar 1993 nr. 4035 gjelder tilsvarende.

Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Lokalstyret fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok.

Dersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. Det samme gjelder for avgjørelse om at et medlem av organet er inhabil.

0Endret ved forskrifter 21 okt 2009 nr. 1294, 6 juli 2011 nr. 744.
§ 7.Møteoffentlighet

Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer.

Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt.

Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold.

Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det.

Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument.

0Endret ved forskrift 6 juli 2011 nr. 744.
§ 7a.Prosedyreregler mv.

Hvis møtelederen eller vedkommende organ krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte.

Møtelederen skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet.

0Tilføyd ved forskrift 6 juli 2011 nr. 744.
§ 8.Fastsetting av møter. Sakliste. Innkalling. Møteledelse

Møte i folkevalgte organer skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, eller av lokalstyret, og ellers når organets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det.

Lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte. Innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles.

Saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte.

Møte i folkevalgte organer ledes av organets leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

§ 9.Vedtaksførhet

Et folkevalgt organ kan bare treffe vedtak hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak.

§ 10.Endring av sakliste. Forespørsler

Folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten. Det kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten, såfremt ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette.

Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på saklisten.

§ 11.Avstemninger

Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av denne forskrift eller av forskrift om lokalstyrevalg § 7-1 andre ledd eller § 7-2 andre ledd. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende.

Ved behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett i lokalstyret stemmes det ved den endelige avstemning over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det framsatt alternative forslag, og ingen av disse får flertall ved første gangs avstemning, stemmes det deretter alternativt mellom de to forslag som fikk flest stemmer ved denne.

Valg av leder og nestleder for folkevalgte organer holdes som flertallsvalg.

Valg av medlemmer av nemnder holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg.

Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning.

0Endret ved forskrifter 14 mai 2007 nr. 507, 6 juli 2011 nr. 744 (i kraft 1 jan 2012).
§ 12.Reglement

Lokalstyret fastsetter selv ved reglement nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer.

Kapittel 3. De folkevalgtes rettigheter og plikter

§ 13.Valgbarhet. Plikt til å ta imot valg

Valgbar og pliktig til å ta imot valg til faste utvalg, er den som har stemmerett ved valg til lokalstyret, og som når valget finner sted står innført i befolkningsregisteret som bosatt i Longyearbyen. Den som i forskrift om lokalstyrevalg i Longyearbyen § 3-1 er utelukket fra valg til lokalstyret, er også utelukket fra valg til faste utvalg. Den som ikke har nådd stemmerettsalder, er valgbar, men har ikke plikt til å ta imot valg.

Rett til å kreve seg fritatt for valg har den som har gjort tjeneste som medlem av vedkommende organ de siste fire år. Den som er medlem av et parti som er registrert etter partiloven kapittel 2, kan nekte valg på grunnlag av listeforslag som ikke er framsatt av dette partiet.

Den som har tapt sin stemmerett eller foretar revisjon for Longyearbyen lokalstyre, er utelukket fra valg til også andre folkevalgte organer enn nevnt i første ledd. Den som er ansvarlig for regnskapet i kommunalt foretak er utelukket fra valg til styret for foretaket. Kandidat som er oppført på valgliste ved lokalstyrevalget, kan ikke velges til stemmestyremedlem, jf. forskrift om lokalstyrevalg § 7-4 første ledd.

En kandidat som ellers ville vært utelukket fra valg på grunn av sin stilling, er likevel valgbar hvis han eller hun har fratrådt stillingen når organet trer i funksjon.

0Endret ved forskrifter 30 juni 2003 nr. 889 (i kraft 15 juli 2003), 14 mai 2007 nr. 507, 21 okt 2009 nr. 1294, 6 juli 2011 nr. 744 (i kraft 1 jan 2012).
§ 14.Rett og plikt til å delta i møter i folkevalgte organer. Inhabilitet. Rett til dokumentinnsyn

Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall.

Arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i folkevalgte organer. Arbeidstaker har også rett til permisjon fra sitt arbeid i fire år eller for resten av valgperioden for å utføre heltids- eller deltidsverv i Longyearbyen lokalstyre.

Medlem som er til stede i et folkevalgt organ når en sak tas opp til avstemning, plikter å avgi stemme. Ved valg og ansettelse er det adgang til å stemme blankt.

Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven kapittel II, med følgende særregler:

a.Inhabilitet inntrer ikke ved valg til offentlige tillitsverv eller ved fastsetting av godtgjøring o.l. for slike verv.
b.Ansatte i Longyearbyen lokalstyre som i denne egenskap har medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for en avgjørelse, eller ved tidligere avgjørelse i samme sak, skal alltid anses som inhabile når saken behandles i folkevalgt organ. Ved behandling av årsbudsjett og økonomiplan gjelder ikke første punktum.
c.Ved behandling av klager etter forvaltningsloven § 28 andre ledd er ansatte eller folkevalgte som var med på å treffe det påklagede vedtak, eller som medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for dette, inhabile ved klageinstansens behandling av saken og ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen.
d.Er en overordnet ansatt inhabil i en sak, kan direkte underordnet ansatt ikke delta ved klageinstansens behandling av saken, eller ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen.

Vedkommende organ kan frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når han eller hun ber om det før saken tas opp til behandling, og vektige personlige grunner tilsier dette.

Lokalstyret kan selv fastsette reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling.

§ 15.Uttreden. Suspensjon

Den som taper valgbarheten til et folkevalgt organ i valgperioden trer endelig ut av dette. Hvis tap av valgbarhet skyldes registrert utflytting fra Longyearbyen for ett år eller mindre, trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer.

Lokalstyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet.

Dersom det blir utferdiget siktelse eller reist tiltale mot en folkevalgt for et straffbart forhold som nevnt i straffeloven kapittel 10, 11, 24, 25, 26, 33 eller 40, og forholdet ifølge siktelsen eller tiltalen knytter seg til utøving av verv eller tjeneste for Longyearbyen lokalstyre, kan lokalstyret selv vedta å suspendere vedkommende fra vervet inntil saken er rettskraftig avgjort. For forhold som nevnt i straffeloven kapittel 10 gjelder ikke vilkåret om at siktelsen eller tiltalen skal knytte seg til utøving av verv eller tjeneste for Longyearbyen lokalstyre.

0Endret ved forskrift 21 okt 2009 nr. 1294.
§ 16.Opprykk og nyvalg

Har medlemmer forfall til et møte i et folkevalgt organ, innkalles varamedlemmer så vidt mulig i den nummerorden de er valgt. Varamedlemmer innkalles fra den gruppe hvor det er forfall.

Hvis medlemmer av lokalstyret trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. Er et lokalstyre valgt ved flertallsvalg, trer varamedlemmer inn i den nummerorden de er valgt.

Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn lokalstyret eller lokalstyrekomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn.

Trer lederen av et folkevalgt organ endelig ut av organet, skal det velges ny leder.

Er antallet varamedlemmer eller en gruppes varamedlemmer til administrasjonsutvalget eller et annet folkevalgt organ valgt av lokalstyret blitt utilstrekkelig, kan lokalstyret selv velge ett eller flere faste eller midlertidige varamedlemmer. Suppleringsvalg skal skje fra den gruppen som har et utilstrekkelig antall varamedlemmer. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av varamedlemmene til organet eller gruppens varamedlemmer, skal det så langt det er mulig velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønn. Myndigheten til å foreta suppleringsvalg til andre organer enn administrasjonsutvalget kan delegeres til administrasjonsutvalget.

Ved suppleringsvalg etter tredje og femte ledd kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter lokalstyret, som velger vedkommende dersom valgbarhetsvilkårene er oppfylt. Tilsvarende gjelder ved suppleringsvalg i henhold til femte ledd siste punktum.

0Endret ved forskrift 14 mai 2007 nr. 507.
§ 17.Arbeidsgodtgjøring. Dekning av utgifter og økonomisk tap

Den som har et tillitsverv, har krav på godtgjøring for sitt arbeid etter nærmere regler fastsatt av lokalstyret selv.

Tap av inntekt og påførte utgifter som følge av tillitsverv erstattes opp til et visst beløp pr. dag, fastsatt av lokalstyret selv. Det skal fastsettes ulike satser for legitimerte og ulegitimerte tap.

Den som har et tillitsverv, kan få skyss-, kost- og overnattingsgodtgjøring for reiser i forbindelse med vervet, etter nærmere regler fastsatt av lokalstyret selv.

§ 18.Pensjonsordning

Lokalstyret kan selv vedta å opprette eller slutte seg til en pensjonsordning for folkevalgte i Longyearbyen lokalstyre.

Forskrift fastsatt av Sosial- og helsedepartementet om pensjonsordninger for folkevalgte i kommune eller fylkeskommune av 22. april 1997 nr. 374 gjelder tilsvarende.

§ 19.Ikrafttredelse

Forskriften gjelder fra 1. januar 2002.

Merknader til forskrift om saksbehandlingsregler for Longyearbyen lokalstyre og om de folkevalgtes rettigheter og plikter (saksbehandlingsforskriften)

Merknader til endringer innført ved forskrift 6 juli 2011 nr. 744:

Til § 6, § 7 og § 7a:

Forslagene er en oppfølging av endringer i kommuneloven § 30, § 31 og § 31a, vedtatt ved lov 14. januar 2011 nr. 1. Endringene i kommuneloven trådte i kraft 1. juli 2011. Trer i kraft straks.

Til § 11:

Forslaget er en oppfølging av endringen i kommuneloven § 35 første ledd. Det er en lovteknisk endring som presiserer at flertallsprinsippet kan fravikes i de nevnte tilfellene. Ikrafttreden 1. januar 2012.

Til § 13 tredje ledd tredje punktum:

Forslaget er en oppfølging av endringen i kommuneloven § 14 nr. 4. Ikrafttreden 1. januar 2012. 

Merknader til endringer innført ved forskrift 27. juni 2013 nr. 863:

Til § 1 fjerde ledd:

Oppfølging av endring i kommuneloven § 29 nr. 4, jf. Prop.119 L (2011-2012).

Til § 2 

Til § 2 andre ledd andre punktum:

Oppfølging av endring i kommuneloven § 17 nr. 2 tredje punktum, jf. Prop.119 L (2011-2012). 

Til § 2 tredje ledd første punktum:

Oppfølging av endring i kommuneloven § 17 nr. 3 første punktum, jf. Prop.119 L (2011-2012). 

0Merknader tilføyd ved forskrift 6 juli 2011 nr. 744 (i kraft 6 juli 2011 og 1 jan 2012), endret ved forskrift 27 juni 2013 nr. 863 (i kraft 1 juli 2013).