Forskrift om innsamling og behandling av opplysninger i Forsvarets helseregister.

DatoFOR-2005-09-02-1010
DepartementForsvarsdepartementet
PublisertI 2005 hefte 11
Ikrafttredelse24.04.2006
Sist endretFOR-2013-01-17-61
EndrerFOR-2001-12-21-1476, FOR-2001-12-21-1483, FOR-2001-12-21-1477, FOR-2003-06-20-740, FOR-2003-06-20-739, FOR-2003-10-17-1246
Gjelder forNorge
HjemmelLOV-2001-05-18-24-§3, LOV-2001-05-18-24-§8, LOV-2001-05-18-24-§9, LOV-2001-05-18-24-§16, LOV-2001-05-18-24-§17, LOV-2001-05-18-24-§22, LOV-2001-05-18-24-§27 jf LOV-2014-06-20-42-§33 jf LOV-2014-06-20-43-§33, LOV-1999-07-02-64-§37
Kunngjort09.09.2005
KorttittelForskrift om Forsvarets helseregister

Kapitteloversikt:

Hjemmel: Fastsatt ved Kronprinsreg.res. 2. september 2005 med hjemmel i lov 18. mai 2001 nr. 24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger (helseregisterloven) § 3 tredje ledd, § 8 fjerde ledd jf. tredje ledd nr. 7, § 9 annet ledd, § 16 fjerde ledd, § 17 tredje ledd, § 22 femte ledd og § 27 annet ledd og lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) § 37. Fremmet av Forsvarsdepartementet.
Endringer: Endret ved forskrifter 24 april 2006 nr. 436 (ikrafttredelse), 16 des 2011 nr. 1250, 17 jan 2013 nr. 61.

Kapittel 1. Generelle bestemmelser

§ 1-1.Etablering av Forsvarets helseregister

Denne forskriften etablerer et personidentifiserbart register (Forsvarets helseregister). Forskriften gir bestemmelser om innsamling, lagring, behandling og utlevering av opplysninger i registeret.

Innsamling og behandling av opplysninger i Forsvarets helseregister kan skje manuelt og ved hjelp av elektroniske hjelpemidler.

§ 1-2.Definisjoner

Med Forsvarets personell menes militært personell og sivilt tilsatte, og de som har blitt innrullert av Forsvaret.

Med Helsepersonell i Forsvarets tjeneste menes helsepersonell som utfører oppdrag på Forsvarets vegne.

§ 1-3.Forsvarets helseregisters innhold

Forsvarets helseregister kan inneholde personidentifiserende person-, tjeneste- og helsedata om Forsvarets personell. Forsvarets helseregister kan også inneholde informasjon om fysiske og sosiale miljøforhold.

§ 1-4.Registerets formål

Gjennom sammenstilling av tjenestedata, helsedata og miljødata er Forsvarets helseregisters formål å:

a.føre tilsyn med helsen og helseutviklingen til personell i Forsvaret for å kartlegge helserisiko knyttet til ulike tjenester,
b.fremme og gi grunnlag for forskning og statistikk som kan lede til kunnskap om helsen til forsvarets personell,
c.bidra til forbedring og utvikling av den militære helsetjeneste,
d.bidra til at yrkesrelaterte skader og plager avdekkes slik at rammede kan oppnå kompensasjon etter alminnelig erstatningsrettslige regler.
§ 1-5.Forbud mot bruk

Opplysningene i Forsvarets helseregister kan bare anvendes til formål som nevnt i § 1-4.

Forsvarets helseregister kan ikke utlevere tjenestedata som er gradert i henhold til sikkerhetslovens bestemmelser. Opplysninger om enkeltindivider som er fremkommet ved behandling av data etter forskriften, kan ikke brukes i forsikringsøyemed selv om den registrerte selv har anmodet om eller samtykker til det.

§ 1-6.Databehandlingsansvarlig

Forsvarsdepartementet er databehandlingsansvarlig for Forsvarets helseregister.

§ 1-7.Databehandler

Forsvarets sanitet er databehandler.

§ 1-8.Opplysninger i Forsvarets helseregister

Forsvarets helseregister kan, uten samtykke fra den registrerte, inneholde følgende opplysninger om Forsvarets personell, i den utstrekning det er nødvendig for å nå formålet med registeret:

1.personopplysninger:
a.navn og fødselsnummer,
b.adresse og bostedskommune,
c.sivilstand,
d.inntekt,
e.utdanningsnivå,
2.administrative opplysninger:
a.tittel/grad,
b.tid og sted for militær klassifisering,
c.tjenestested, avdeling og tidsrom,
d.tjenestens art,
e.spesielle forhold knyttet til tjenesten,
f.institusjon/virksomhet/avdeling der helsehjelpen tilbys og ytes,
g.institusjonsopphold, innleggelsesdato, utskrivingsdato, eventuelt poliklinikk,
h.institusjon hvor undersøkelsen er gjort,
3.helseopplysninger:
a.om årsak til at helsetjenesten i Forsvaret er oppsøkt, tidspunkt og tidsforløp for symptomer,
b.resultat av relevante medisinske undersøkelser,
c.medikamentforeskrivinger,
d.hoveddiagnose og bidiagnose,
e.behandling,
f.vaksinasjonsstatus,
g.blodtype,
h.hørselsundersøkelser,
i.skjermbildeundersøkelser,
j.klassifiseringsdata/skikkethet ved sesjon, innrykk og dimisjon,
k.årsak til at skade/sykdom oppsto,
l.smitteforhold, smitteoppsporing og varsling,
m.dødsårsak, obduksjon og dødsdato,
4.opplysninger om arbeidsplass:
a.eksponeringsfaktorer,
b.miljøfaktorer.

Etter samtykke fra den enkelte, jf. helseregisterloven § 2 nr. 11, kan opplysninger som vedkommende selv oppgir i spørreskjema eller ved intervju registreres i Forsvarets helseregister.

§ 1-9.Koding og klassifisering av opplysningene i Forsvarets helseregister, krav til dokumentasjon

Den databehandlingsansvarlige for Forsvarets helseregister skal ved enhver registrering i registeret kunne dokumentere hvilke klassifikasjoner eller kodeverk som er benyttet.

Kapittel 2. Melding av helseopplysninger til Forsvarets helseregister

§ 2-1.Helsepersonells alminnelige dokumentasjons- og meldeplikt

Helsepersonell i Forsvarets tjeneste, skal uten hinder av taushetsplikt melde opplysninger som nevnt i § 1-8, første ledd nr. 1 til 4 til Forsvarets helseregister. Meldeplikten etter denne bestemmelsen gjelder kun så langt helsepersonellet plikter å føre journal i Forsvarets journalsystem.

Meldeplikt som nevnt i første ledd, anses oppfylt ved registrering av pasientopplysningene i Forsvarets egne elektroniske journalsystemer.

Databehandlingsansvarlig for journalsystem som nevnt i andre ledd, har ansvar for at pliktene etter denne bestemmelsen oppfylles.

§ 2-2.Innhenting av opplysninger fra Dødsårsaksregisteret

Forsvarets helseregister kan innhente opplysninger om dødsårsak, obduksjon og dødsdato fra Dødsårsaksregisteret.

§ 2-3.Overføringsform og innsending

Databehandlingsansvarlig har ansvaret for at overføring av opplysninger fra Forsvarets journalsystemer til Forsvarets helseregister, skjer i en form som sikrer forskriftens krav til tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

§ 2-4.Ansvar for kvalitetskontroll

Den databehandlingsansvarlige for Forsvarets helseregister skal sørge for at opplysninger som blir samlet inn og behandlet er korrekte, relevante og nødvendige for bruk til formål som nevnt i § 1-4. Som ledd i kvalitetskontrollen kan det gjøres regelmessig samkjøringer med Det sentrale folkeregister og Dødsårsaksregisteret.

Dersom innrapporterte opplysninger er ufullstendige eller på annen måte mangelfulle, skal databehandlingsansvarlig for den opprinnelige kilde varsles.

Kapittel 3. Behandling av personopplysninger i Forsvarets helseregister

§ 3-1.Sammenstilling av opplysninger

Opplysninger i Forsvarets helseregister kan sammenstilles med opplysninger fra Medisinsk fødselsregister, Kreftregisteret, Dødsårsaksregisteret, Meldesystemet for infeksjonssykdommer, Det sentrale tuberkuloseregisteret, System for vaksinasjonskontroll og Hjerte- og karregisteret for kvalitetssikring og for fremstilling av statistikk innen registerets formål, jf. forskriften § 1-4, dersom det gjøres av den databehandlingsansvarlige for ett av de nevnte registrene eller en virksomhet som databehandlingsansvarlig for Forsvarets helseregister bestemmer, og resultatet av sammenstillingen fremkommer i anonymisert form.

Helseopplysninger som mottas for fremstilling av statistikk etter første ledd, skal slettes så snart statistikkfremstillingen er tilfredsstillende gjennomført.

0Endret ved forskrift 16 des 2011 nr. 1250 (i kraft 1 jan 2012).
§ 3-2.Behandling av opplysninger for forskning mv.

Ansatte hos databehandler kan til uttrykkelig angitte formål gis tilgang til opplysninger fra Forsvarets helseregister, dersom det er ubetenkelig ut fra etiske og sikkerhetsmessige hensyn, og vedkommende (forskeren) bare skal behandle avidentifiserte opplysninger.

Personidentifiserende opplysninger i Forsvarets helseregister kan, med mindre noe annet følger av denne forskriften, bare behandles (sammenstilles, utleveres etc.) etter tillatelse fra Datatilsynet og i samsvar med de alminnelige regler om taushetsplikt samt etiske og sikkerhetsmessige hensyn.

Helsedirektoratet skal svare på forespørsler om utlevering av personidentifiserende opplysninger for bruk i uttrykkelig angitte forskningsprosjekter innen 30 dager fra den dagen forespørselen kom inn. Dersom særlige forhold gjør det umulig å svare på forespørselen innen den angitte fristen, kan svaret utsettes inntil det er mulig å gi svar. Helsedirektoratet skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

0Endret ved forskrift 17 jan 2013 nr. 61.
§ 3-3.Samarbeid om analyse av data

Forsvarets helseregister kan inngå skriftlig samarbeid med forsker/forskningsinstitusjon om analyse av data. Avidentifiserte opplysninger kan da gjøres tilgjengelig for og utleveres til forskning, dersom:

-analyse av dataene ligger innenfor registerets formål,
-mottakeren bare skal behandle avidentifiserte opplysninger,
-behandlingen av opplysningene er ubetenkelig ut fra etiske og sikkerhetsmessige hensyn, og
-sammenstillingen og tilretteleggingen av dataene gjøres av Forsvarets helseregister.

Alle opplysninger som inngår i behandlingen etter denne paragrafen, skal slettes ved prosjektavslutning.

§ 3-4.Kostnader

Den databehandlingsansvarlige for Forsvarets helseregister kan kreve betaling for behandling og tilrettelegging av opplysninger etter § 3-1 til § 3-4. Betalingen kan ikke overstige de faktiske utgiftene ved slik behandling og tilrettelegging av opplysningene.

§ 3-5.Oversikt over utleveringer

Databehandlingsansvarlig skal føre oversikt over hvem som får utlevert opplysninger fra Forsvarets helseregister og hjemmelsgrunnlaget for utleveringene. Oversikten skal oppbevares i minst fem år etter at utlevering har funnet sted.

Kapittel 4. Taushetsplikt, informasjonssikkerhet og internkontroll

§ 4-1.Tilgang til Forsvarets helseregister

Bare særskilt autoriserte representanter for databehandler, har tilgang til personidentifiserende opplysninger i Forsvarets helseregister. Autorisasjon tillegges databehandlingsansvarlig.

§ 4-2.Taushetsplikt

Enhver som behandler personopplysninger etter denne forskriften har taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 til § 13e og helsepersonelloven.

Taushetsplikten etter første ledd gjelder også den registrertes fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted.

Opplysninger til andre forvaltningsorganer etter forvaltningsloven § 13b nr. 5 og 6 kan bare gis når det er nødvendig for å bidra til løsning av oppgaver etter forskriften her, eller for å forebygge vesentlig fare for liv eller alvorlig skade for noens helse.

§ 4-3.Informasjonssikkerhet

Den databehandlingsansvarlige og databehandler skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet, kvalitet og tilgjengelighet ved behandling av opplysninger omhandlet i forskriften, se helseregisterloven § 16 flg.

Der behandling av personopplysningene skjer helt eller delvis med elektroniske hjelpemidler, gjelder bestemmelsene om informasjonssikkerhet i personopplysningsforskriften § 2-1 til § 2-16.

For behandling av informasjon som er skjermingsverdig av hensyn til rikets sikkerhet, gjelder bestemmelsene i sikkerhetsloven med forskrifter.

§ 4-4.Plikt til å sørge for internkontroll

Den databehandlingsansvarlige skal etablere internkontroll i samsvar med helseregisterloven § 17. De systematiske tiltakene skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter og størrelse i det omfang det er nødvendig for å etterleve krav gitt i eller i medhold av helseregisterloven, med særlig vekt på bestemmelser gitt i medhold av helseregisterloven § 16.

Databehandlere som behandler opplysninger på vegne av den databehandlingsansvarlige, skal behandle opplysninger i samsvar med rutiner databehandlingsansvarlig har oppstilt.

§ 4-5.Internkontrollens innhold

Internkontrollen innebærer at den databehandlingsansvarlige skal ha kunnskap om gjeldende regler om behandling av helseopplysninger, tilstrekkelig og oppdatert dokumentasjon for gjennomføring av rutiner, og har denne dokumentasjonen tilgjengelig for dem det måtte angå.

Dokumentasjonen av internkontrollen skal blant annet inneholde

1.oversikt over hvordan virksomheten er organisert,
2.oversikt over ansvars- og myndighetsforhold,
3.oversikt over krav til virksomheten, som er oppstilt i eller i medhold av helseregisterloven,
4.rutiner virksomheten følger for å sikre overholdelse av kravene, herunder rutiner for:
a.oppfyllelse av krav om at personidentifiserende opplysninger bare kan behandles når dette er nødvendig for å fremme formålet med behandlingen av opplysningene, og i tråd med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt, jf. helseregisterloven § 11 og § 15,
b.dokumentasjon og kvalitetskontroll av helseopplysningene, jf. forskriften § 1-8 og § 2-3,
c.oppfyllelse av begjæringer om informasjon og innsyn, jf. helseregisterloven § 21 til § 25, samt forskriften § 5-1,
d.hvordan virksomheten oppfyller bestemmelsene om tilgang til helseregistre, jf. § 3-1, § 3-3, § 3-4 og § 3-5,
e.oppfyllelse av reglene om meldeplikt til Datatilsynet, jf. helseregisterloven § 29,
5.rutiner virksomheten følger dersom avvik oppstår, og opplysninger om hvem som er ansvarlig,
6.rutiner virksomheten følger for å hindre gjentakelse av avvik og opplysninger om hvem som er ansvarlig,
7.rutiner for hvordan virksomheten systematisk og regelmessig gjennomgår sin internkontroll for å kontrollere at aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med det systemet virksomheten har fastlagt, og om det medfører oppfyllelse av helseregisterlovgivningen,
8.rutiner for hvordan virksomheten sikrer seg at alle aktuelle og kun gjeldende rutiner blir benyttet, og
9.rutiner for hvordan virksomheten sikrer at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å overholde forskriftens krav.

Skriftlig dokumentasjon skal minst omfatte dokumentasjon av rutiner som nevnt i annet ledd nr. 1 til 8. Tilsynsmyndighetene kan gi pålegg om skriftlig dokumentasjon ut over det som anses påkrevet. Tilsynsmyndighetene kan dispensere fra hele eller deler av dette kapittel når særlige forhold foreligger.

Kapittel 5. Den registrertes rett til informasjon og innsyn

§ 5-1.Den registrertes rett til informasjon og innsyn

Registrerte har rett til informasjon om Forsvarets helseregister og innsyn i behandling av personopplysninger om seg selv i samsvar med helseregisterloven § 22 til § 25. Innsyn i helseopplysninger om en selv, jf. helseregisterloven § 22 annet ledd, skal gis gjennom den opprinnelige kilde til informasjonen. Informasjonen skal gis i en forståelig form.

Retten til informasjon og innsyn som nevnt i første ledd, reguleres av sikkerhetsloven kapittel 4 så langt det gjelder gradert informasjon.

§ 5-2.Frist for å svare på henvendelser om innsyn

Begjæringer om innsyn etter § 5-1 skal besvares uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, jf. helseregisterloven § 19.

Dersom særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen 30 dager, kan gjennomføringen utsettes inntil det er mulig å gi svar. Den databehandlingsansvarlige skal gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

Kapittel 6. Bevaring av personopplysninger i Forsvarets helseregister

§ 6-1.Bevaring av personopplysninger

Opplysninger i Forsvarets helseregister skal oppbevares i ubegrenset tid, med mindre annet følger av denne forskriften, helseregisterloven kapittel 5 eller sikkerhetslovens kapittel 5.

Kapittel 7. Straff

§ 7-1.Straff

Den som forsettlig eller grovt uaktsomt overtrer bestemmelser fastsatt i denne forskriftens § 4-1 til § 4-4, straffes med bøter eller fengsel inntil ett år eller begge deler.

Medvirkning straffes på samme måte.

Kapittel 8. Avsluttende bestemmelser

§ 8-1.Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft fra den tid departementet bestemmer1.

1I kraft 24 april 2006 jf forskrift 24 april 2006 nr. 436.
§ 8-2.Endringer i andre forskrifter

Fra forskriftens ikrafttredelse gjøres følgende endringer i andre forskrifter: 

- - -