Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene mv.

DatoFOR-2007-12-20-1763
DepartementBarne- og likestillingsdepartementet
PublisertI 2008 hefte 1
Ikrafttredelse01.01.2008
Sist endret
EndrerFOR-1998-10-23-1034
Gjelder forNorge
HjemmelLOV-1997-06-19-62-§11
Kunngjort15.01.2008   kl. 15.35
KorttittelForskrift om journal ved familievernkontorene

Kapitteloversikt:

Hjemmel: Fastsatt av Barne- og likestillingsdepartementet 20. desember 2007 med hjemmel i lov 19. juni 1997 nr. 62 om familievernkontorer § 11.

Kapittel 1. Forskriftens område

§ 1.Forskriftens område

Denne forskrift gjelder journalføring og protokollføring ved familievernkontorene. Med familievernkontor menes virksomhet som kommer inn under lov 19. juni 1997 nr. 62 om familievernkontorer.

Forskriften kommer til anvendelse på familievernkontorer som drives av den statlige regionale familievernmyndigheten eller den som statlig regional familievernmyndighet inngår avtale med om drift av familievernkontorer.

Plikten til å føre journal gjelder ansvarlig behandler.

Leder ved et familievernkontor har et overordnet ansvar for at journal blir ført og oppbevart i samsvar med forskriften her, etter lov 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger og etter forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv.

Kapittel 2. Regler for klientjournal

§ 2.Plikt til å informere om journalføring og om bruk av journalopplysninger

Ansvarlig behandler plikter å informere klienten(e) om at det blir ført journal og om at journalopplysninger kan bli nyttet til statistiske formål, jf. § 6.

§ 3.Føring og arkivering

Det skal føres journal over hver klientenhet. Med klientenhet menes par, familier og enkeltklienter.

Det skal opprettes ny journal for samme klientenhet når det tas ny kontakt med kontoret mer enn 6 måneder etter siste kontakt. Det skal også opprettes ny journal når det tas kontakt innen 6 måneder etter forrige kontakt og det i hovedsak er en ny problemstilling som presenteres for kontoret.

Helsepersonell som fører journal etter denne bestemmelsen, plikter ikke å føre journal for den enkelte klienten etter lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. § 39.

Ved føring av felles klientjournal bør ansvarlig behandler av hensyn til klientenes innsynsrett etter § 12 i lov om familievernkontorer søke å skille ut opplysninger som bare gjelder den enkelte og ikke føre disse på en måte som gjør at de er å anse som fellesopplysninger.

Journal skal føres fortløpende, dokumentene skal nummereres og enhver innføring dateres. Det skal gå klart frem hvem som fører journalen.

Journal kan føres manuelt eller elektronisk. Journalopplysninger som er ført elektronisk, skal sikres gjennom godkjente backup- og lagringssystemer, jf. forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv § 2-6 - § 2-10 og forskrift 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 2-2.

Journal skal føres og arkiveres slik at den til enhver tid raskt kan skaffes frem og opplysninger finnes på hensiktsmessig måte.

Korrespondanse i forbindelse med klientsaker skal føres i postjournalen.

§ 4.Journalens innhold

Det er bare relevante og nødvendige opplysninger som skal registreres i tilknytning til den enkelte sak, jf. lov 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger § 11, jf. også § 8 og § 9. Journalen skal gi riktige og tilstrekkelige opplysninger om klienten eller klientenheten, forhold av betydning for den hjelp klienten/klientenheten trenger og den behandling som gis.

Journal skal inneholde følgende opplysninger om klienten/klientenheten:

-navn på den som henvender seg til kontoret
-navn på den/de som møter til samtale
-fødselsdato
-kjønn
-sivilstand
-barn
-adresse/bostedskommune
-telefon
-ev. henvisende instans/anbefalt av
-hva det søkes hjelp for
-tidspunkt for samtale(r).

Journal skal inneholde følgende opplysninger om andre personer som har deltatt i behandlingssamtaler:

-navn
-kjønn
-relasjon til klienten(e)
-tidspunkt for samtale(r).

Journal skal inneholde følgende opplysninger om behandlingen mv.:

-beskrivelse av problemet
-opplysninger om behandlingstiltak; type, varighet mv.
-navn på eventuelle samarbeidsinstanser
-eventuelle opplysninger gitt til andre instanser
-opplysninger om sakens avslutning.

Opplysninger om personer som ikke har møtt til behandling, skal slettes senest etter 1 måned.

§ 5.Arbeidsdokumenter

Ansvarlig behandler skal særskilt vurdere hvorvidt arbeidsdokumenter skal inngå som del av journal.

Arbeidsdokumenter i familievernet kan være lydbånd fra samtale, videobånd fra terapisituasjon, visuell illustrasjon i form av «flip-over»-ark, klientenes egne tegninger, notater mv. Lydbånd- og videopptak krever samtykke fra klienten/klientene. Arbeidsdokumenter som ikke inngår i journal, skal sikres i samsvar med bestemmelsene i kap. IV i forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv. Dokumentene bør dateres, nummereres, signeres og knyttes opp mot klientjournalen. Disse slettes når klientkontakten avsluttes og senest 1 måned etter siste kontakt.

Til spesielle formål som undervisning og forskning kan det avtales lengre oppbevaringstid. Dette krever klienten(e)s samtykke. En avtale om utvidet bruk må regulere i hvilke sammenhenger materialet kan brukes og tidfeste når materialet skal slettes.

§ 6.Bruk av journalopplysninger

Journal skal nyttes som ledd i kontorets klientbehandling. Opplysningene kan også nyttes til planlegging og til utarbeidelse av statistikk. Det statistiske materialet skal ikke inneholde opplysninger som direkte eller indirekte kan tilbakeføres til enkeltpersoner.

Ved bruk av journalen skal det utvises forsiktighet, slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet.

§ 7.Adgang til journal - oppbevaring

Bare ansatte ved det enkelte familievernkontor som har behov for opplysningene i sitt arbeid, skal ha tilgang til journal.

Den enkelte behandler skal ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med. Når flere av de ansatte arbeider i team, skal de ha tilgang til opplysninger vedrørende «fellesklienter». Leder skal ha tilgang til samtlige journaler. Utover dette skal journalene bare være tilgjengelige for de ansatte i den utstrekning det er nødvendig av hensyn til klientkontakten eller til administrasjonen av kontoret.

Fylkesmannen har rett til innsyn i journal i forbindelse med utøvelse av tilsynsoppgaven, jf. lov om familievernkontorer § 3.

Journal skal oppbevares betryggende slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet, jf. § 4-9 i forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv.

Dersom det nyttes elektronisk journalføring, skal det enkelte kontor sikre seg mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. Skrivere og terminaler mv. skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke kan finne sted.

§ 8.Innsyn i journal og utlevering av opplysninger fra journalen

Klienters rett til innsyn er regulert i lov om familievernkontorer § 12.

Utlevering av personopplysninger fra journal er ikke tillatt uten i følgende tilfeller:

a.Når den person opplysningene gjelder har gitt skriftlig samtykke.
b.Når opplysningene gis i form av anonymiserte statistikkskjema til bruk for videre bearbeiding av materialet. Statistikkskjemaene skal i så fall makuleres etter bearbeidelse.
c.For øvrig kan utlevering skje når lovbestemt taushetsplikt ikke er til hinder for dette og mottakeren med hjemmel i lov eller forskrifter gitt med hjemmel i lov, kan kreve opplysningene utlevert.
§ 9.Retting, sletting og supplering av opplysninger

Leder har overordnet ansvar for å rette, slette eller supplere opplysninger. Retting og supplering skal skje ved datert rettelse eller ny journalføring. Sletting eller fjerning kan bare skje når

a.journalen inneholder feilskrift/objektiv feil
b.det er åpenbart at opplysningene er irrelevante, utilbørlige eller feilaktige
c.journal er opprettet på en person uten at det foreligger et klientforhold.

Sletting kan likevel ikke skje dersom opplysningen har vært av betydning i klientforholdet og i henhold til denne forskriften skal dokumenteres.

Dersom en klient mener at journalen inneholder feilaktige eller mangelfulle opplysninger eller utilbørlige utsagn om ham/henne, kan vedkommende be om retting eller sletting. Avslår ansvarlig leder retting eller sletting, skal kravet anmerkes i journalen og klienten gjøres kjent med at han/hun kan klage. Etter å ha innhentet uttalelse fra Datatilsynet avgjør klageinstansen om retting/sletting skal foretas og i tilfelle hvordan. Riksarkivaren må i slike tilfeller høres før et eventuelt vedtak fattes dersom det er i strid med bevaringsbestemmelser i medhold av arkivloven.

Kapittel 3. Regler for meklingsarkiv

§ 10.Definisjoner

Med meklingsarkiv menes meklingsprotokoll, meklingsattest og korrespondanse knyttet til den enkelte mekling.

§ 11.Plikt til å informere om registrering av opplysninger og om bruk av opplysningene

Ansvarlig mekler plikter å informere partene om at det blir registrert opplysninger og om at opplysninger kan bli nyttet til statistiske formål, jf. § 13.

§ 12.Føring og arkivering

Plikten til å føre klientjournal etter denne forskriften gjelder ikke ved mekling etter lov 4. juli 1991 nr. 47 om ekteskap § 26 og etter lov 8. april 1981 nr. 7 om barn og foreldre § 51.

Mekleren skal føre egen protokoll over innkomne begjæringer om mekling, jf. forskrift 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven.

Protokollen kan føres manuelt eller elektronisk. Protokoll som er ført elektronisk skal sikres gjennom godkjente backup- og lagringssystemer. Originalprotokoll skal være papirbasert, så sant det ikke benyttes godkjente elektroniske lagringsmedier.

Protokoll skal føres og arkiveres slik at den til enhver tid raskt kan skaffes frem og opplysninger finnes på hensiktsmessig måte.

Korrespondanse i forbindelse med mekling skal føres i postjournalen. Dette materialet skal fysisk oppbevares sammen med meklingsarkivet.

Nærmere regler om hvilke opplysninger som skal registreres, og hvordan protokollen for øvrig skal føres, fremgår av § 9 første ledd i forskrift 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven.

§ 13.Bruk av opplysninger

Protokoll og meklingsattest skal nyttes som ledd i meklers meklingsarbeid. Opplysningene kan også nyttes til planlegging og til utarbeidelse av statistikk. Det statistiske materialet skal ikke inneholde opplysninger som direkte eller indirekte kan tilbakeføres til enkeltpersoner.

Ved bruk av meklingsarkiv skal det utvises forsiktighet, slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet.

§ 14.Adgang til meklingsarkiv - oppbevaring

Bare ansatte ved det enkelte familievernkontor, samt mekler som har behov for opplysningene i sitt arbeid, skal ha tilgang til meklingsarkivet.

Leder skal ha tilgang til hele meklingsarkivet. Utover dette skal meklingsarkivet bare være tilgjengelig for de ansatte i den utstrekning det er nødvendig av hensyn til kontakten med foreldre eller til administrasjonen av kontoret.

Fylkesmannen har rett til innsyn i meklingsarkiv i forbindelse med utøvelse av tilsynsoppgaven, jf. lov om familievernkontorer § 3.

Meklingsarkivet skal oppbevares betryggende slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet, jf. forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv § 4-9.

Dersom det nyttes elektronisk registrering og elektronisk arkiv, skal det enkelte kontor sikre seg mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. Skrivere og terminaler mv. skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke kan finne sted.

Kapittel 4. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser

§ 15.Bevaring

Klientjournaler oppbevares i 3 år etter at klientforholdet er avsluttet.

Meklingsarkivet med meklingsprotokollene og meklingsattestene oppbevares i 3 år etter at mekling er gjennomført.

Klientjournaler og meklingsprotokoller som er eldre enn 3 år i det denne forskriften trer i kraft, behandles iht. § 16 i forskriften.

Korrespondanse knyttet til meklingsarbeidet og klientarbeidet kasseres senest 1 år etter at henholdsvis klientforholdet og meklingen er avsluttet og gjennomført eller oppbevares så lenge det har administrativ betydning.

Saksarkivet er underlagt bevarings- og kassasjonsbestemmelsene fastsatt i lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv § 9.

§ 16.Bevaring av utvalgt materiale

Det skal bevares et statistisk utvalg av klientjournaler og meklingsprotokoller som faller inn under § 15 i denne forskriften. Det foretas et utvalg i henhold til Riksarkivarens retningslinjer.

Utvalget anonymiseres og avleveres til Arkivverket iht. bestemmelsene i lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv § 10.

§ 17.Kassasjon

Når utvalget er foretatt og avlevering til Arkivverket er gjennomført, kasseres det resterende materialet. Kassasjon gjennomføres både for papirmaterialet og for det elektroniske materialet. Kassasjon gjennomføres iht. forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv kapittel III bokstav C.

Kapittel 5. Forskjellige bestemmelser

§ 18.Unntak

Departementet kan gjøre unntak fra bestemmelser i denne forskrift når særlige grunner foreligger.

§ 19.Ikrafttredelse

Denne forskriften trer i kraft 1. januar 2008.

Fra samme dato oppheves forskrift 23. oktober 1998 nr. 1034 om journalføring ved familievernkontorene.