7 Hovedtariffavtalene i staten 1. mai 2016 - 30. april 2018

 

7.3 Fellesbestemmelsene

 

7.3.9 § 9 Lønnsutbetaling1

Lønn - utbetaling
1.Når ikke annet er bestemt,2 utbetales lønn3 den 12. i måneden.4 Dette gjelder også faste lønnstillegg og variable lønnstillegg for foregående måned hvis det er praktisk mulig.
2.Lønn utbetales til konto i bank eller ved utbetalingsanvisning.
3.Faller lønningsdagen på lørdag, søndag, helgedag eller offisiell fridag, skal lønnen utbetales siste virkedag før slike dager.
Ferie - forskudd på lønn
4.En arbeidstaker kan før feriens begynnelse få utbetalt forskudd på den lønn vedkommende ville få på lønningsdag som faller i ferien.5
Lønn - forskudd
5.6I særskilte tilfeller7 kan arbeidstakeren få inntil 2 måneders lønn8 utbetalt på forskudd. Det skal inngås skriftlig avtale9 med arbeidstakeren om tilbakebetalingen.10
6.Når en sykmeldt arbeidstaker fratrer med alders- eller uførepensjon, skal lønnen løpe til utgangen av vedkommende kalendermåned.11
7.Ved dødsfall utbetales lønn til og med den måneden arbeidstakeren dør.

Departementets kommentarer:

1)Utbetaling av lønn/lønningsliste

Aml. § 14-15 og HTA § 9 fastsetter regler for utbetaling av den lønn som tjenestemennene skal ha. For enkelte stillinger utenfor hovedtariffavtalen og for overenskomstlønnet personell er det sluttet tariffavtaler om utbetalingstid mv.

I tillegg til bestemmelsene i lov og tariffavtale kan utbetalingsmåten mv. også være regulert ved avtale med den enkelte tjenestemann.

Lønn - lønningsdato

Arbeidstakere skal ha sin lønn disponibel på lønningsdagen. Etter felles forståelse mellom de sentrale parter skal utbetalt lønn for statlige virksomheter senest være disponibel på arbeidstakernes konto kl. 00.00 på lønningsdag. Faller lønningsdag på lørdag, søndag, helgedag eller offisiell fridag, blir den faktiske lønningsdag siste virkedag før slike dager. Dette innebærer at betalingsdag i banken vil være siste virkedag før faktisk lønningsdag.

HTA har ikke bestemmelser om hvordan lønnen skal spesifiseres mv. Dette følger imidlertid av aml. § 14-15, hvor det er tatt inn bestemmelser som sikrer lønnsmottakeren rett til å få sin lønn spesifisert. De lønningslister som i dag brukes i staten med lønnsslipp, dekker kravene som er satt i arbeidsmiljøloven.

I enkelte etater er det fastsatt ved reglement, instruks eller lignende at feilutbetaling skal meldes straks. Tjenestemannen plikter å kontrollere at det mottatte beløp stemmer med det beløp som står oppført på lønningsliste/lønnslipp, og skal gi melding om eventuelle feil selv om det ikke er pålagt ved reglement, instruks eller lignende.

Lønn ved tiltredelse/opphør av stillingsforholdLønn ved tiltredelse

Tjenestemenn har krav på stillingens lønn fra tiltredelsesdagen, ikke fra ansettelsesdagen. Dersom en tjenestemann tiltrer den første virkedag (arbeidsdag) i en måned og de første dagene i måneden faller på en frilørdag, søndag, helgedag e.l, skal lønn likevel utbetales for hele måneden. Det samme gjelder når en tjenestemann fratrer den siste virkedag i en måned. Se nærmere om fastsetting av lønn ved tiltredelsen for tjenestemenn i SPH pkt. 2.4.8.3.

EmbetsmennEmbetsmenn - lønn ved tiltredelse

Embetsmenn har krav på embetets lønn fra den dag utnevnelsen trer i kraft, om ikke annet er uttrykkelig bestemt i utnevnelsesresolusjonen eller i administrativt vedtak truffet med hjemmel i denne.

Beskikkelse i statsråd

For tjenestemenn som ansettes i stilling ved beskikkelse i statsråd gjelder de samme regler som for embetsmenn.

Ved overgang til annet embete skal vedkommende ha lønn i det nye embete fra den dag utnevnelsen i det nye embetet trer i kraft, dersom det ved utnevnelsen ikke er fastsatt et senere tidspunkt for overgangen til det nye embetet. Se nærmere om fastsetting av lønn ved tiltredelsen for embetsmenn i SPH pkt. 2.4.8.2.

Foreldelse av lønnskrav

Den vanlige foreldelsesfrist for krav på lønn er 3 år fra den dag fordringen er forfalt. Se SPH pkt. 10.23 om regler for frafallelse av foreldelsesinnsigelse.

Renter ved forsinket utbetaling av lønnForsinket utbetaling

Det er gjennom praksis bygget på at lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling kommer til anvendelse når det gjelder lønnskrav mot det offentlige. Se også nærmere Departementets kommentarer i SPH pkt. 10.23.

2)Trekk i lønnLønn - trekk i lønn

Aml. § 14-15 regulerer arbeidsgivers adgang til å gjennomføre trekk i lønn, se bl.a. note nedenfor om for meget utbetalt lønn og Departementets kommentarer til aml. § 14-15. Trekk i lønn og feriepenger kan ikke gjøres unntatt når dette er hjemlet i lov, for reglementerte innskudd i pensjons- eller sykekasser, når det er avtalt i tariffavtale, se SPH pkt. 9.12 om trekk i lønn for medlemskontingent og SPH pkt. 9.14 om trekk i lønn for OU-midler eller når arbeidstakeren er erstatningsrettslig ansvarlig overfor arbeidsgiver. Trekk i lønn kan også foretas når det pga. gjeldende rutiner for beregning og utbetaling av lønn ikke har vært praktisk mulig å ta hensyn til fravær pga. arbeidsnedleggelse e.l. For de tilfellene hvor grunnlaget for lønnstrekk ikke går inn under disse forholdene, kan lønnstrekk bare foretas når arbeidsgiveren på forhånd har inngått en skriftlig avtale med arbeidstakeren om lønnstrekk, jf. aml. § 14-15.

Condictio indebiti

Foruten arbeidsmiljølovens regler, kan trekk i lønn også gjennomføres på grunnlag av ulovfestete regler (condictio indebiti), jf. note 3 nedenfor.

Før trekk i lønn kan gjennomføres, skal arbeidsgiver uansett rådføre seg med arbeidstakeren om grunnlaget for trekket og beløpets størrelse, jf. aml. § 14-15.

Trekk i lønn ved kortvarige permisjoner uten lønnPermisjon - uten lønn

I forbindelse med kortvarige permisjoner uten lønn (under 1 mnd. varighet) trekkes det bare for det antall arbeidsdager som vedkommende skulle ha tjenestegjort. Trekktabellen, TA benyttes i disse tilfellene. I tillegg trekkes det i eventuelle faste tillegg. Ved kortvarige fravær trekkes det etter tabell C i hht aktuell arbeidstid pr uke.

Trekk i lønn ved arbeidsnedleggelseStreik, Lønn - tariffstreiker, Arbeidsnedleggelser, Tariffstreiker

Ved arbeidsnedleggelser - tariffstreiker (se SPH pkt. 11.7.1) og politiske demonstrasjonsstreiker/aksjoner - opphører arbeidsgivers plikt til å betale lønn, uansett om det dreier seg om en langvarig eller kortvarig arbeidsnedleggelse, se kommentarene i SPH pkt. 6.4.6 om tariffstreiker.

Ved kortvarige lovlige demonstrasjonsaksjoner (politisk streik) skal det foretas trekk for fravær etter tabell C i hht aktuell arbeidstid pr uke. Det foretas trekk for den tiden arbeidstakeren faktisk er fraværende fra arbeidet.

Det er viktig at det treffes forberedelser i tide når det er varslet arbeidsnedleggelse, slik at det blir administrativt mulig å gjennomføre lønnstrekk for tapt arbeidstid uten for store utgifter.

3)For meget utbetalt lønnLønn - for meget ubetalt

Spørsmålet om tilbakebetalingsplikt av for meget utbetalt lønn må avgjøres i hvert enkelt tilfelle i samsvar med gjeldende rettsregler. Rettsgrunnlaget kan enten være aml. § 14-15 eller det ulovfestede prinsipp «condictio indebiti». De ulovfestede bestemmelsene vil i korte trekk dreie seg om en vurdering av om tjenestemannen har mottatt det for meget utbetalte i aktsom eller begrunnet god tro.

Det vises til kommentarene til aml. § 14-15, jf. SPH pkt. 11.1.9 om adgangen til å foreta trekk i lønn. Se også note 1 ovenfor om tjenestemannens plikt til å gi melding ved feil i utbetalt lønn. Det er ikke adgang til å foreta trekk i lønn eller feriepenger dersom den avdøde har fått utbetalt for mye lønn. Departementet viser ellers til SPH pkt. 7.3.23 vedrørende dødsfall.

Merknader fra Riksrevisjonen til utbetaling av lønn eller andre faste godtgjørelser

Riksrevisjonen har gjort departementet oppmerksom på at det har vært en del problemer der det er blitt utbetalt for mye lønn eller andre faste godtgjørelser. Det vil ofte gå noen tid før spørsmålet er blitt avklart, og i mange tilfeller har den samme høye utbetaling fortsatt. Når det senere er reist spørsmål om tilbakebetaling av det for mye utbetalte, har dette dels vist seg vanskelig fordi enkelte arbeidstakere ikke har vært villige til å samarbeide, dels fordi den rettslige adgang til ensidig å kreve slike utbetalinger tilbakebetalt er begrenset, jf. aml. § 14-15. Et ensidig forbehold fra arbeidsgivers side vil som regel ikke være nok.

Departementet ber om at følgende regler blir fulgt:

1. Når administrasjonen er enig med Riksrevisjonen, korrigeres utbetalingen med en gang. Den berørte tjenestemann må trekkes med i vurderingsprosessen før regelen iverksettes.
2. Når administrasjonen ikke er enig med Riksrevisjonens merknad, må det tas forbehold om adgang til å kreve tilbakebetaling ved trekk i senere utbetalinger. Vedkommende mottaker avkreves skriftlig erklæring om at han er innforstått med ordningen. Vegrer vedkommende seg mot dette, skjer utbetaling i samsvar med merknaden inntil saken er endelig avgjort.
4)Det må inngås særskilt avtale mellom vedkommende administrasjon og de respektive organisasjoners lokalavdelinger, dersom utbetaling av lønn skal skje en annen dato enn den 12. i måneden.

I skoleverket skal julilønnen utbetales før skolen slutter om våren, og augustlønnen den vanlige utbetalingsdato i august.

5)Jf. ferieloven § 11.
6)Forskudd på lønnForskudd på lønn, Inntil 2 måneders lønn

Arbeidstakeren kan i særskilte tilfeller få inntil 2 måneders lønn utbetalt på forskudd. Avgjørelsen er tillagt arbeidsgiver. Arbeidstakerne må dokumentere grunnlaget for forskuddet. Det bør vises forsiktighet med å imøtekomme lønnsforskudd så lenge ansettelsesforholdet bare er på prøve.

Eventuell tilståelse av lønnsforskudd må tilpasses det tidsrom som tilbakebetalingen gjennom trekk i lønn kan skje på.

7)Rentefordelen ved kortsiktige mindre lån fra arbeidsgiver blir ikke regnet som skattepliktig inntekt. Vilkåret er at lånet da det ble gitt ikke var større enn 3/5G og at tilbakebetalingstiden er høyst et år. Hvis disse vilkår ikke er oppfylt, skal det tas med på lønns- og trekkoppgaven (kode 120 A).
8)Med lønn menes brutto månedslønn uten fradrag av pensjonsinnskudd, skattetrekk eller andre trekk.
9)Forskudd på lønn - avtale om tilbakebetalingDet må settes opp skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om tilbakebetalingsordning. Lønnsforskuddet bør avdras med et likt beløp pr. måned, og tilbakebetalingstiden kan høyst være to år for forskudd på to månedslønner.

Det må avtales at dersom arbeidstakeren slutter i statstjenesten skal det resterende forskuddsbeløp betales tilbake ved fratredelsen. Går arbeidstakeren over til annen stilling i staten, kan det imidlertid avtales med den nye arbeidsgiver at den resterende del av forskuddet kan føres over til trekk på det nye arbeidsstedet.

Når en arbeidstaker begynner en permisjon som vedkommende har krav på, f.eks. omsorgspermisjon etter HTA § 20 nr. 7, kan det ikke avtales utsettelse av den maksimale tilbakebetalingstid for allerede utbetalt forskudd på lønn.

Følgende 2 alternativer kan brukes ved tilståelse av slike permisjoner:

1) Det resterende forskuddsbeløpet tilbakebetales ved permisjonens begynnelse.
2) Det kan inngås avtale om den samme månedsvise tilbakebetaling også under permisjonstiden.

Adgang til å inngå frivillig gjeldsordning ved forskudd på lønnForskudd på lønn - gjeldsordning

KMD fastsatte i 1997 i samråd med Finansdepartementet særskilte retningslinjer for behandlingen av saker der det er innvilget forskudd på lønn og arbeidstaker får betalingsvansker. Da retningslinjene ble utferdiget i 1997, fantes det et eget rundskriv av 1992 fra Finansdepartementet til departementene om fullmakt for departementene til å avskrive tapte krav på fordringer på inntil 300 000 kroner. Det fremgikk eksplisitt at avskrivninger av regresskrav og andre fordringer mot tjenestemenn falt utenfor denne ordningen. Retningslinjene av 1997 var en utdypning av hvordan krav mot tjenestemenn kunne håndteres. De gav et klart uttrykk for en restriktiv holdning til ettergivelse. Rundskrivet av 1992 opphørte i 2001 da generelle bestemmelser om tapte krav ble tatt inn i økonomiregelverket. Etter den store revisjonen av økonomiregelverket i 2003 er det nå generelle bestemmelser om oppfølging av krav i kapittel 5.4.2 til 5.4.5, blant annet et punkt om å stille innkreving i bero og ettergi krav. Retningslinjene av 1997 kommer ikke lenger til anvendelse. Adgangen til å inngå frivillig gjeldsordning ved forskudd på lønn, skal følge økonomiregelverket.

Lønnslån og lønnsforskudd vil inngå i virksomhetenes budsjett. Ved en eventuell ettergivelse skal denne normalt dekkes innenfor virksomhetens budsjett ved utgiftsføring og med motpost. Det er i tråd med tilsvarende prinsipp i R-107 av 21.12.2004 om behandling av uoppklarte differanser og feilføringer.

Når det gjelder ettergivelse, krever dette som utgangspunkt hjemmel i stortingsvedtak. Dersom det ikke er gitt generell hjemmel i lov eller plenarvedtak, skal spørsmål om ettergivelse forelegges Stortinget som egen sak.

Det skal føres en meget restriktiv holdning til ettergivelse overfor ansatte og dette bør skje gjennom gjeldsordningsloven.

Får en arbeidstaker problemer med å betjene sin gjeld, har arbeidsgiver adgang til å inngå frivillig gjeldsordning med arbeidstakere som har fått forskudd på lønn etter fellesbestemmelsene § 9 nr. 5. Det er en forutsetning for avtale om frivillig gjeldsordning at arbeidstakeren har fått åpnet gjeldforhandling med namsretten, se gjeldsordningsloven. Det er ikke adgang til å inngå en utenrettslig ordning.

Situasjonen bør først og fremst søkes løst ved at det gis en utsettelse med tilbakebetaling ut over de fastsatte frister. Er dette ikke tilstrekkelig for å oppnå en ordning, kan man akseptere at eventuelt udekket skyldig beløp slettes ved gjeldsordningsperiodens utløp. Et forslag som medfører nedsettelse av skyldnerens gjeld, må innebære samme forholdsvise nedsettelse av samtlige fordringhaveres krav.

Det vises for øvrig til økonomireglementets kapittel 5.4.2-5.4.5, særlig om punktet om å stille innkreving i bero og ettergivelse av krav.

Skyldneres forslag blir bindende når det er godtatt av alle som berøres. Passivitet fra en fordingshavers side, vil her bli oppfattet som godkjenning.

Tilbakebetaling skjer ved trekk i lønn.

Det må avtales en ordning for det tilfelle at tjenestemannen slutter i statstjenesten. I disse tilfellene bør det avtales at restbeløpet tilbakebetales ved fratredelse. Fortsetter tjenestemannen i annen statlig stilling, må det i tilfelle avtales med den nye arbeidsgiver at restbeløpet skal føres over til trekk på det nye arbeidsstedet.

Forannevnte skal ikke legges til grunn i andre forhold hvor staten er kreditor. Se nærmere pkt. 10.5.2.

10)Skattebestemmelser ved forskudd på lønnForskudd på lønn - renter, Rentefordelen ved lønnsforskudd

Arbeidsgiver bør gjøre arbeidstaker oppmerksom på at rentefordelen ved lønnsforskudd er skattepliktig dersom lønnsforskuddet overstiger 3/5 av grunnbeløpet i folketrygden, eller tilbakebetalingstiden er over ett år. Overstiger lønnsforskuddet 3/5 av grunnbeløpet er rentefordelen av hele lønnsforskuddet skattepliktig. Rentefordelen ved lønnsforskudd mindre enn 3/5 av grunnbeløpet er skattepliktig bare dersom tilbakebetalingstiden er over ett år.

11)Statens pensjonskasse (SPK) utbetaler pensjoner bare for hele måneder, jf. lov om Statens pensjonskasse § 28 annet ledd. For å sikre arbeidstakeren lønn helt fram til pensjonen begynner å løpe, er det derfor fastsatt at lønn under sykdom/yrkesskade skal løpe til utgangen av vedkommende kalendermåned, slik at lønn og pensjon avløser hverandre. Dette skal gjøres selv om arbeidstakeren derved får utbetalt lønn under sykdom utover det tidsrom HTA § 18 gir hjemmel for. Dette gjelder imidlertid kun arbeidstakere som går direkte over fra lønn under sykdom/yrkesskade til pensjon.

Arbeidstaker som ikke er sykmeldt, får lønn frem til den avtalte fratredelsesdatoen selv om pensjonen ikke begynner å løpe før den 1. i påfølgende måned.

Når en ansatt går over både på delvis uførepensjon fra SPK og arbeidsavklaringspenger (AAP) fra folketrygden, utbetales lønnen ut hele sluttmåneden. HTA § 11 nr. 5 gjelder tilsvarende. Arbeidstakere som er medlemmer av SPK skal i god tid før lønnsopphør (minst 4 måneder) gjøres kjent med adgangen til å søke SPK om uførepensjon, se lov om Statens pensjonskasse §§ 27 til 31.