PM-2015-17: Ny Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge

ForfatterStatens personalhåndbok - Personalmeldinger
Dato2015-12-17
PublisertPM-2015-17
SammendragTil Statsforvaltningen og Riksrevisjonen. Gjelder: Statens personalhåndbok pkt. 9.3.

PM-2015-17 Ny Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge 

Dato 17.12.2015

Til Statsforvaltningen og Riksrevisjonen

Gjelder: Statens personalhåndbok pkt. 9.3 

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD)og hovedsammenslutningene er blitt enige om ny «Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge», med virkning fra 1. januar 2016.

Den nye avtalen vil bli lagt ut på www.regjeringen.no/kmd. Kommentarer til de enkelte bestemmelsene i avtalen vil bli innarbeidet i Statens personalhåndbok og publisert i januar 2016 på www.lovdata.no/sph.

Vi gjør spesielt oppmerksom på at:

-Administrativ forpleining avvikles fra 1. januar 2016
-Bestemmelsen om natt (§ 9) er helt ny
-Godtgjørelse for reisetid etter SPH punkt 10.25 faller bort, og erstattes av ny § 11 i avtalen.

Særavtalen er i sin helhet gjengitt nedenfor. 

Etter fullmakt

Gisle Norheim

Statens personaldirektør 

Grete A. Jarnæs

Avdelingsdirektør 

Eventuelle spørsmål om den nye avtalen kan rettes til reiseregulativene@kmd.dep.no eller postmottak@kmd.dep.no.

Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge

§ 1.Virkeområde og omfang
1.Denne særavtale gjelder for arbeidstakere som reiser i oppdrag eller i tjeneste for statens regning utenfor Norge.
2.Hvis sammenhengende opphold på samme oppdragssted varer utover 28 døgn, skal satsene for kost reduseres med 25 % fra og med det 29. døgnet.
3.Kommunal- og moderniseringsdepartementet(KMD kan, i samråd med hovedsammenslutningene, fastsette andre bestemmelser eller godtgjørelser enn de som framgår av denne særavtale.
§ 2.Definisjoner
1.Reise: Pålagt og/eller godkjent reise av ikke fast karakter
2.Oppdragssted: Område som kan dekkes med utgangspunkt fra samme overnattingssted. Det kan forekomme flere oppdragssteder på en reise.
3.Døgn: Med døgn menes 24 timer regnet fra det klokkeslett reisen begynner.
4.Utgangs- og endepunkt for reisen: Det sted, arbeidssted eller bopel, hvor reisen begynner eller slutter.
§ 3.Generelt
1.Reisen skal foretas på den for statens hurtigste og rimeligste måte så langt dette er forenlig med utførelsen av oppdraget når det samlet tas hensyn til alle utgifter, og til en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reisen.
2.Der arbeidsgiver har inngått rabattavtaler eller tilbys lavpris, plikter arbeidstaker å benytte disse i forbindelse med reisen så langt det er mulig.
§ 4.Rutegående transportmidler

Ved bruk av rutegående transportmidler skal utgifter til rutefly, beste klasse tog og skip dokumenteres. Øvrige utgifter til rutegående transportmidler dekkes uten dokumentasjon.

§ 5.Ikke-rutegående transportmidler

Det må redegjøres for årsaken til at ikke-rutegående transportmidler (drosje, leiebil, andre fremkomstmidler mv.) benyttes. Utgiftene må dokumenteres.

§ 6.Egen bil

Det skal innhentes forhåndssamtykke fra arbeidsgiver dersom egen bil skal benyttes som transportmiddel på reisen.

Bruk av egen bil godtgjøres tilsvarende satsene i Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands § 6.

§ 7.Andre utgifter

I tillegg til utgifter som dekkes etter §§ 4-6, refunderes andre nødvendige utgifter i forbindelse med reisen. Det må redegjøres nærmere for utgiften.

§ 8.Kost
1.Utgifter til kost beregnes etter de satser for vedkommende land som er oppført i vedlegg 1 til denne særavtalen på følgende måte:
a)For reiser fra og med 6 timer og inntil 12 timer tur/retur dekkes 2/3 av kostsatsen for vedkommende land.
b)For reiser fra og med 12 timer tur/retur dekkes full kost for vedkommende land.
c)For reiser som varer mer enn 1 døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt helt døgn.
2.Under reise til og fra oppdragsstedet beregnes kost etter de satser som gjelder for oppdragsstedet. Dersom reisen foretas gjennom flere land i løpet av et døgn, beregnes kost for det land hvor arbeidstakeren oppholdt seg lengst.
3.Det foretas måltidstrekk i kosten dersom kost er inkludert i billettutgiftene. Når enkeltmåltider er dekket av arbeidsgiver eller andre, skal det foretas måltidstrekk i kostberegningen
4.Dersom særlige grunner tilsier det, dekkes utgifter til kost etter regning for den enkelte reise.
§ 9.Natt

Overnatting på hotell og lignende dekkes etter regning. Arbeidsgiver må sørge for at overnattingsstedet tilfredsstiller nødvendige krav til sikkerhet, kommunikasjon og komfort innenfor en forsvarlig kostnadsramme.

§ 10.Dagopphold

Ved tjenstlig behov, og/eller i påvente av transport, dekkes dokumenterte utgifter til dagopphold på minst 6 timer på hotell eller lignende.

§ 11.Reisetid

For reisetid utenom ordinær arbeidstid og på frilørdag-, søn- og helgedager, gis en kompensasjon på 30 minutter pr. reisetime. Den enkelte virksomhet kan i tillegg gi kompensasjon for reisetid utover 30 minutter pr. reisetime begrenset oppad til time for time. Beregnet reisetid gis som hovedregel som fritid, men kan etter avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker utbetales med timelønn.

Bestemmelsen omfatter ikke arbeidstaker i ledende stilling eller i særlig uavhengig stilling eller som har særskilt kompensasjon for reisetid. Det fastsettes ved lokale særavtaler hvilke arbeidstakere dette gjelder.

§ 12.Kompensasjonstillegg

Det tilstås et kompensasjonstillegg på kr 478,- pr. døgn utover 12 timer.

§ 13.Forsikring
1.For skade på eller tap av ordinært reisegods til personlig bruk, erstattes et sannsynliggjort tap med inntil kr 30.000. Erstatningssøknad avgjøres og utbetales av den enkelte arbeidsgiver. KMD kan i spesielle tilfeller samtykke til at det gis erstatning utover kr 30.000 for nødvendige personlige eiendeler som medtas av tjenstlige grunner.

Ved vurderingen av om det økonomiske tap helt eller delvis skal dekkes, tas særlig hensyn til om den reisende har utvist alminnelig aktsomhet.

2.Reiseulykke som medfører død eller medisinsk invaliditet erstattes med inntil 30 G. Dersom det ikke finnes etterlatte, utbetales 3 G til dødsboet.

Erstatning etter punkt 2 kan avkortes dersom arbeidstakeren har utvist grov uaktsomhet.

3.Ved opphold utenfor EØS-området dekker den enkelte virksomhet nødvendige utgifter til behandling av sykdom og/eller skade på reise for statens regning, samt legitimerte utgifter til eventuell hjemtransport som ikke dekkes av folketrygden eller andre ordninger.
4.Ved fravik fra godkjent reiserute grunnet personlige forhold, opphører forsikringen for den del av reisen som fraviket gjelder.
5.I tilfelle andre forsikringsordninger kommer til anvendelse hvor staten er selvassurandør, ytes erstatning etter den ordning som gir høyest utbetaling.
6.Dersom reisen er betalt med kredittkort som utløser forsikring og arbeidsgiver har betalt årsavgiften, utbetales erstatning etter denne forsikring. Dersom erstatningen etter denne særavtale er høyere enn den kredittkortbaserte forsikringen, utbetales kun differansen.
§ 14.Kredittkort
1.Arbeidsgiver kan dekke årsavgift for kredittkort ut fra tjenestelige behov.
2.Gebyr ved bruk av kredittkort dekkes mot dokumentasjon for tjenesterelevant veksling eller betaling.
§ 15.Reiseregning
1.Reiseregning sendes arbeidsgiver snarest.
2.Alle utlegg føres opp i den valuta de er betalt i. Ved omregning til norske kroner benyttes valutakursen på betalings-/vekslingstidspunktet da reisen fant sted.
3.Det kan gis forskudd til dekning av utgifter på reisen. Nytt forskudd skal i alminnelighet ikke gis før forskudd fra tidligere reiser er gjort opp. Forskudd kan kreves tilbakebetalt dersom reiseregning ikke blir gjort opp innen avtalt frist. Dette gjøres gjennom avtale om trekk i lønn
4.Har ikke arbeidstakeren selv utgifter som skal dekkes, skal det oppgis i reiseregningen hvem som har dekket utgiftene. Arbeidstakeren som har dekket utgiftene, anfører på sin reiseregning hvem dette gjelder for.
§ 16.Reguleringsbestemmelser

Satsene gjennomgås årlig med henblikk på eventuelle endringer i påfølgende år. Samtidig reguleres satsen for kompensasjon i § 12 hvert år i avtaleperioden med summen av datotilleggene som gis på A-tabellen og i tillegg de prosentvise avsetningene som partene er blitt enige om å øremerke til eventuelle sentrale justeringer og lokale forhandlinger.

§ 17.Virkningstidspunkt

Avtalen gjøres gjeldende med virkning fra og med 1. januar 2016 til og med 31. desember 2017.

Vedlegg: Satser for kostgodtgjørelse gjeldende fra 1. januar 2016

Verdensdel/Land/ByMakssatser
EuropaKostgodtgjørelse
AlbaniaKr 390
BelgiaKr 900
Bosnia-HercegovinaKr 430
BulgariaKr 420
DanmarkKr 800
KøbenhavnKr 930
EstlandKr 600
FinlandKr 760
FrankrikeKr 780
ParisKr 900
HellasKr 630
HviterusslandKr 400
IrlandKr 850
IslandKr 850
ItaliaKr 900
KosovoKr 360
KroatiaKr 740
KyprosKr 700
LatviaKr 650
LiechtensteinKr 1200
LitauenKr 490
LuxembourgKr 800
MakedoniaKr 540
MaltaKr 700
MoldovaKr 380
MonacoKr 1100
MontenegroKr 500
NederlandKr 650
PolenKr 600
PortugalKr 700
RomaniaKr 550
RusslandKr 650
MoskvaKr 980
St PetersburgKr 810
SerbiaKr 630
SlovakiaKr 600
SloveniaKr 510
SpaniaKr 880
StorbritanniaKr 680
LondonKr 1100
SveitsKr 1050
ZürichKr 1200
SverigeKr 750
Tjekkiske republikkKr 550
TysklandKr 750
BerlinKr 900
UkrainaKr 530
UngarnKr 640
ØsterrikeKr 760
WienKr 900
 
Verdensdel/Land/ByMakssatser
AfrikaKostgodtgjørelse
AlgerieKr 700
AngolaKr 1270
BeninKr 490
BotswanaKr 450
BurundiKr 460
EgyptKr 650
ElfenbenskystenKr 700
EritreaKr 700
EtiopiaKr 450
GhanaKr 500
KamerunKr 560
KenyaKr 580
LesothoKr 350
MadagaskarKr 350
MalawiKr 360
MarokkoKr 670
MauritiusKr 480
MosambikKr 690
NamibiaKr 360
NigeriaKr 980
SeychelleneKr 810
SudanKr 800
SwazilandKr 350
Sør-AfrikaKr 540
Sør-SudanKr 580
TanzaniaKr 650
TogoKr 500
ZambiaKr 600
ZimbabweKr 590
Øvrige områderKr 580
 
Verdensdel/Land/ByMakssatser
AmerikaKostgodtgjørelse
ArgentinaKr 520
BahamasKr 940
BarbadosKr 860
BoliviaKr 340
BrasilKr 650
Rio de JaneiroKr 820
CanadaKr 930
ChileKr 720
ColombiaKr 500
Costa RicaKr 550
CubaKr 560
El SalvadorKr 440
GuatemalaKr 550
GuyanaKr 560
HondurasKr 400
JamaicaKr 610
MexicoKr 680
NicaraguaKr 460
PanamaKr 500
ParaguayKr 500
PeruKr 750
Puerto RicoKr 700
SurinamKr 550
UruguayKr 600
USAKr 700
New YorkKr 950
San FranciscoKr 1000
WashingtonKr 1000
VenezuelaKr 1600
Øvrige områderKr 710
 
Verdensdel/Land/ByMakssatser
AsiaKostgodtgjørelse
AfghanistanKr 500
ArmeniaKr 500
AserbajdsjanKr 750
BahrainKr 800
BangladeshKr 530
BruneiKr 400
FilippineneKr 700
Forente arabiske emiraterKr 1000
GeorgiaKr 570
IndiaKr 500
IndonesiaKr 550
IranKr 750
IsraelKr 900
JapanKr 700
JemenKr 500
JordanKr 1150
KambodsjaKr 670
KazakhstanKr 700
KinaKr 730
Hong KongKr 1000
ShanghaiKr 870
KuwaitKr 730
LaosKr 500
LibanonKr 890
MalaysiaKr 600
MaldiveneKr 660
MyanmarKr 690
Nord-KoreaKr 450
OmanKr 800
PakistanKr 400
PalestinaKr 800
QatarKr 730
Saudi ArabiaKr 890
SingaporeKr 800
Sri LankaKr 410
Sør-KoreaKr 1100
TaiwanKr 600
ThailandKr 700
TyrkiaKr 520
IstanbulKr 650
UzbekistanKr 400
VietnamKr 550
Øst TimorKr 510
Øvrige områderKr 690
 
Verdensdel/Land/ByMakssatser
Australia/OceaniaKostgodtgjørelse
AustraliaKr 950
New ZealandKr 700
Papua New GuineaKr 630
Øvrige områderKr 740
 

KMD har administrativt fastsatt satser for følgende områder/land slik:*

Andorra: som for Spania

Azorene: som for Portugal

Færøyene: som for Danmark

Gibraltar: som for Storbritannia

Grønland: som for Danmark

Guernsey (inkl. Alderney og Sark): som for Storbritannia

Jersey: som for Storbritannia

Kanariøyene: som for Spania

Madeira: som for Portugal

Man: som for Storbritannia

Nord-Irland: som for Storbritannia

San Marino: som for Italia

Vatikanstaten: som for Italia

Åland: som for Finland

Øvrige land/områders satser tilsvarer «Øvrige områder» under den enkelte verdensdel. 

*Ved en inkurie utelatt ved første publisering av dokumentet, tilføyd 18. desember 2015.